- 24.1.2018

Teams vai Yammer? Vai SharePoint tai Outlook? Milloin käytän mitäkin?

Microsoft Teams heräsi henkiin isosti viime vuonna ja tänä vuonna se tulee nousemaan entistäkin tärkeämpään rooliin. Muun muassa syystä, että Skype for Business yhdistyy Teamsiin.

Teams, taasko uusi työkalu? Vai oikeasti jotain uutta ja erilaista? Me Meteoriitilla rakastamme Teamsia! Olemme ottaneet työkalun vahvasti mukaan omaan arkeemme. Myös monet asiakkaistamme ovat ottaneet työkalua käyttöön, osa laajemmin ja osa hieman varoen. Tutustu tästä yhteen keissiin, missä Teamsin avulla iso, kansainvälinen projekti vietiin maaliin ilman sähköposteja.

Office 365 sisältää monia loistavia työkaluja yhteistyön ja kommunikaation kehittämiseen. Ja Teams on mahtava lisäys tähän kokonaisuuteen. Microsoftin ekosysteemi kehittyy huimaa vauhtia ja toisinaan voi olla jopa hieman vaikeaa pysyä matkassa.

Milloin minun pitäisi käyttää Teamsia? Entä milloin Yammeria? Entä SharePointia? Nämä ovat kysymyksiä, joita useat asiakkaamme ovat esittäneet.

Jokainen näistä työkaluista on edelleen ajankohtainen, mutta kukin soveltuu parhaiten hieman erilaisiin yhteistyön tapoihin. Tuskin jatkossakaan tulee olemaan yhtä kaiken kattavaa työkalua, jolla hoituu ihan kaikki kommunikaatio, dokumentinhallinta, tiedostojen työstäminen yhdessä jne. Jokaisessa organisaatiossa on eri tason kommunikaatiota ja yhteistyötä. Karkeasti ottaen tämä voidaan jakaa kolmeen: yksilötaso, tiimitaso ja organisaatiotaso. Lue lisää näistä Jussi Sivosen artikkelista.

Meillä on oma näkemyksemme näiden työkalujen roolituksesta. Listasimme Office 365:n tärkeimmät yhteistyön ja kommunikaation työkalut ja kuvasimme näiden rooleja.

Arvioinnissa ovat seuraavat työkalut: Teams, Yammer, Outlook, Skype for Business, SharePoint ja Office 365 Groups. Toivomme, että tämä auttaa kysymykseen ’mitä työkalua meidän tulisi milloinkin käyttää’.

Lopulta kyseessä ei pitäisi kuitenkaan olla jonkin työkalun ominaisuudet tai toiminnallisuudet vaan tiimien ja yhteistyön tarpeet. Ennen uuden työkalun käyttöönottoa on hyvä käydä läpi viestinnän ja yhteistyön tavoitteet, mutta siitä lisää tulevassa artikkelissa.

Jokaista työkalua on alla arvioitu kolmen kysymyksen avulla:

  • Kenen kanssa kommunikoit?
  • Mitä asia koskee?
  • Kuinka kiireellinen asia on?

Microsoft Teams

Teams on uusin tulokas mainituista työkaluista. Tämä chättipohjainen työtila on helppo rinnastaa työkaluihin kuten Slack, Hipchat, Stripe jne. Microsoftin roadmap Teamsin osalta lupaa suuria asioita. Viime vuoden lopulla Teamsiin tuli muun muassa mukaan ominaisuus kutsua mukaan myös oman organisaation ulkopuolisia käyttäjiä. Muista tämä, Skype for Business yhdistyy Teamsiin tämän vuoden puolella.

Kenen kanssa kommunikoit?

Nimensä mukaisesti Teams soveltuu parhaiten tiiviisti yhteistyötä tekeville tiimeille, jotka tekevät säännöllisesti työtä yhdessä. Viestinnän sävy voi olla hieman henkilökohtaisempaa. Huumori, hauskat giffit ja välittömät reaktiot ovat toisinaan jopa suositeltavia ja lisäävät viestintään ’lämpimän’ kerroksen, joka esimerkiksi jää uupumaan sähköposteista.

Mitä asia koskee?

Työskentely ja kommunikaatio tapahtuvat tiimien kesken. Tiedostoja voi jakaa ja työstää suoraan Teamsin sisällä eri formaateissa – Word, Excel, PPT, OneNote jne. Voit myös tuoda vaikka Power BI -raportit omalle välilehdelle, jolloin tiimipalaverissa kaikki oleellinen löytyy yhden sovelluksen sisältä. Soveltuu erityisen hyvin päivittäisiin tehtäviin ja yhteistyöhön.

Kuinka kiireellinen asia on?

Sopii nopeaan ja välittömään kommunikointiin sekä asioiden edistämiseen. Myös nopeat tai aikataulutetut konferenssipuhelut videon kera ovat mahdollisia. Tässä esimerkki miten Teamsia käytettiin projektiviestinnän työkaluna.

SharePoint

Valo Intranet

SharePoint on alun perin dokumentinhallintaan ja dokumenttien yhteiseen työstämiseen kehitetty alusta. Tyypillisesti SharePoint on ollut paikka, jossa säilötään ja työstetään dokumentteja. Mutta, kuten Valo Intranetin kanssa olemme osoittaneet, myös SharePointista voi rakentaa alustan, joka kannustaa vuorovaikutukseen.

Kenen kanssa kommunikoit?

Soveltuu hyvin sekä tiimien että koko organisaation alustaksi. Ja soveltuu erittäin hyvin myös esimerkiksi kumppanikanavaksi. Hyvä alusta intranet- ja extranet-ratkaisuille.

Mitä asia koskee?

Perustuu selkeään ja hierarkkiseen rakenteeseen. Loistava työkalu esimerkiksi organisaatioviestintään ja dokumentinhallintaan. SharePointin työtilat soveltuvat erinomaisesti projekteille tai ohjausryhmille.

Kuinka kiireellinen asia on?

Tiedostot ovat löydettävissä, kun käyttäjä niitä tarvitsee.

Yammer

Yammer

Microsoft hankki Yammerin 2012. Ominaisuuksiltaan Yammer muistuttaa hieman Facebookia. Meillä Meteoriitilla Yammer on yhä tärkeä sisäisen viestinnän kanava, jossa viestitään koko yritystä koskevista asioista. Se on paikka, jossa voit keskustella koko yrityksesi kanssa.

Vinkki: Yammerissa jokaiselle viestiketjulle syntyy oma URLi.

Kenen kanssa kommunikoit?

Soveltuu parhaiten laajemman jakelun viestinnälle, esimerkiksi organisaatiotason viestintään. Yammer on hyvä kohtauspaikka eri toimipisteille ja eri osastoille.

Mitä asia koskee?

Soveltuu hyvin tiedon jakamiseen ja keskusteluihin ison porukan välillä.  Tosin tieto saattaa lopulta hukkua sisältövirtaan. Yammer ei ole vahvimmillaan päivittäisen yhteistyön kuten intensiivisen tiimityön alustana.

Kuinka kiireellinen asia on?

Sopii sekä nopeaan että pysyvämpään kommunikaatioon.

 

Skype for Business

Skype for Business

Skype for Business on varmasti myös useammalle tuttu verkkokokoustamisen työkalu. Sen kautta voi kommunikoida chätin, audion tai videon välityksellä. Näytön jakaminen toisille osanottajille mahdollistaa esimerkiksi tuotteen tai palvelun demottamisen Skypen välityksellä.

Tositarina. Meillä on tehty isompiakin kauppoja pelkästään Skypen välityksellä.

Kenen kanssa kommunikoit?

Soveltuu hyvin kahdenkeskiseen tai tiimien väliseen viestintään.

Mitä asia koskee?

Sopii hyvin välittömään kommunikaatioon. Ei ole parhaimmillaan tiedostojen jaossa.

Kuinka kiireellinen asia on?

Soveltuu hyvin välittömään kommunikointiin. Nauhoitetut Skype-palaverit voidaan kuitenkin laittaa jakoon videoportaaliin, josta ne saadaa myös intranetiin. Ainakin jos on Valo Intranet käytössä 🙂

Email / Outlook

Office 365 Groups

Outlook on varmasti monelle jo tutuksi tullut sähköposti- ja kalenterisovellus. Sähköpostin käytöstä keskustellaan paljon ja tyypillisesti esimerkiksi sisäisen sähköpostin määrää halutaan vähentää. Sähköpostille on varmasti jatkossakin paikkansa, mutta mihin se sopii parhaiten?

Kenen kanssa kommunikoit?

Soveltuu hyvin henkilökohtaiseen ja ulkoiseen viestintään sekä notifikaatioihin muista järjestelmistä. Ehkä parhaimmillaan kuitenkin siinä mihin se on alun perin suunniteltu: luottamuksellinen kahdenkeskinen viestintä.

Mitä asia koskee?

Sähköposti on monelle edelleen ensimmäinen valinta, kun pitää saada tietoa eteenpäin. Käsi pystyyn, kuka tykkää liitetiedostoista? Sähköposti ei ole hyvä paikka säilyttää tiedostoja tai tehdä yhteistyötä.

Kuinka kiireellinen asia on?

Sähköpostiin liittyy aina epävarmuutta, milloin vastaanottaja on lukenut viestin ja milloin hän reagoi viestiin.

Office 365 Groups

O365 Groups on palvelu, joka yhdistää eri työkalut. Groups ei sinänsä ’kilpaile’ muiden työkalujen kanssa vaan se pikemminkin liimaa näitä yhteen. Käytännössä Groups on kasa jaettuja resursseja ryhmän jäsenten kesken – esimerkiksi yhteinen sähköpostilaatikko, yhteinen kalenteri ja yhteinen dokumenttikirjasto.

On syytä muistaa, että myös jokaisesta Teamsin sisällä luodusta tiimistä rakentuu taustalla myös Office 365 Group.

Kenen kanssa kommunikoit?

Soveltuu parhaiten pienille tiimeille. Soveltuu erityisesti ihmisille, jotka ovat tottuneet hengailemaan Outlookin käyttöliittymän sisällä.

Mitä asia koskee?

Perustuu sähköpostipohjaiseen työskentelyyn ja liitetiedostoihin.

Kuinka kiireellinen asia on?

Tiedostot ovat löydettävissä kun käyttäjä niitä tarvitsee.

 

Jos kaipaat konsultointia tai sparrailua Office 365 -työkalujen kanssa, ota yhteyttä. Autamme sinua ottamaan enemmän irti Office 365 -investoinnistasi.

Ota yhteyttä

Aiheesta lisää

Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen  Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musi...
Tartu digitaalisuuteen Välillä tuntuu jopa hieman hassulta puhua digitaalisuudesta. Vielä kymmenisen vuotta sitten digitalisaatio oli vielä uudenkarhea käsite, jossa oli hit...
Meteoriitin kätyrit toimivat liinisti Tiedät varmasti Minionsit, tai Kätyrit suomeksi; ne söpöt keltaiset pallerot, jotka palvelevat kunnianhimoisia pahiksia ja auttavat heitä ilkeiden suu...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...

Tietoa kirjoittajasta

Kommentoi