26.1.2018

Monetra sai Valosta uuden intranetin ja extranetin

Monetra Oy on kuntaomisteinen osakeyhtiö, joka tarjoaa ratkaisuja kuntien tukipalveluiden, kuten esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden, tuottamiseen.

LÄHTÖTILANNE:

Organisaatiomuutoksen edessä Monetra Oy etsi helppoa ja valmista ratkaisua uuden, pilvipohjaisen intranetin ratkaisun toteuttamiseen. Lisäksi he halusivat tarjota omille asiakkailleen uuden palvelukanavan.

RATKAISU:

Monetra valitsi Valo Intranetin, jonka avulla heille rakennettiin uusi intranet sekä asiakkaille suunnattu extranet.

HYÖDYT:

Uusi vuorovaikutteisempi intranet-ratkaisu tarjoaa sisäiseen viestintään kaksisuuntaisen kanavan ja vähentää sisäisten sähköpostien määrää. Asiakkaille suunnatun extranetin avulla tietojen ja päivitysten jakaminen on entistä selkeämpää.

Ei tarvetta räätälille

Monetra oli organisaatiomuutoksen edessä. Kaksi organisaatioita yhdistyivät ja kummallakin oli omat intransa, jotka eivät sellaisinaan taipuneet uusiin, yhteisiin tarpeisiin. Oli tarvetta intralle, jonka turvin 450 työntekijää voisivat nauttia työpäivästään entistä paremmin.

Kartoitusvaiheessa toteutusympäristölle etsittiin erilaisia vaihtoehtoja, myös Microsoft-ympäristön ulkopuolelta. Uuden intranetin määrittelytyössä Monetra päätyi kuitenkin lopulta pilvipohjaiseen SharePoint-ympäristöön. Samalla talossa otettiin Office 365 käyttöön eli myös työkalut vietiin pilveen.

Monetra etsi helppoa ja valmista ratkaisua. Lopullinen vaihtoehto valikoitui pisteytyksen perusteella.

”Meidän tarpeet eivät olleet mitenkään erikoisia. Halusimme helpon ja valmiin ratkaisun. Meillä ei ollut mitään tarvetta räätälöidylle ratkaisulle”, toteaa Monetran projektipäällikkö Tiiu Honkala.

Toistaiseksi sisäinen viestintä on ollut pitkälti sähköpostien vaihtoa. Sähköposti vaan on kovin yksisuuntainen ja toisinaan jopa hieman kylmä kanava. Nyt halusimme mukaan enemmän vuorovaikutusta ja avoimuutta. – Tiiu Honkala, projektipäällikkö, Monetra

Lopullinen valinta tehtiin muutaman SharePoint-pohjaisen intranet-ratkaisun joukosta. Monetra valitsi Valon, joka osui hyvin heidän tarpeisiinsa. ”Valo oli niin pitkälle tuotteistettu, että se palveli meidän tarkoituksia oikein hyvin”, kertoo Tiiu.

Vähemmän sähköpostia, enemmän vuorovaikutusta

Valon myötä tavoitteena oli saada enemmän vuorovaikutusta sisäiseen viestintään. ”Me lähdimme hakemaan ratkaisua, joka palvelee ennen kaikkea työn tekemistä sekä toimii vahvana sisäisen viestinnän kanavana”, Tiiu toteaa.

Monetran Monetti-intranet

Näkymä Monetran Monetti-intraan.

Yksi selkeä sisäisen viestinnän tavoite oli vähentää sähköpostin käyttöä sisäisissä asioissa. ”Toistaiseksi sisäinen viestintä on ollut pitkälti sähköpostien vaihtoa. Sähköposti vaan on kovin yksisuuntainen ja toisinaan jopa hieman kylmä kanava. Nyt halusimme mukaan enemmän vuorovaikutusta ja avoimuutta,” Tiiu jatkaa.

”Toivon, että uusi intra auttaa yhteisöllisyyden tunteen kehittämisessä. Meilläkin on useampi toimipiste ja puolet henkilöstöstä on suoraan asiakkaalla töissä. Haluamme, että kaikki kokevat olevansa monetralaista porukkaa, vaikka eivät olisikaan läsnä pääkonttorilla”, Tiiu toteaa.

Uusi kanava asiakkuuksien ylläpitoon

Monetra halusi myös tarjota asiakkailleen uuden kanavan yhteydenpitoon ja tärkeiden materiaalien jakamiseen. Valon avulla Monetralle rakennettiin Intranetin ohella asiakkaille suunnattu extranet-ratkaisu.

”Extranet on pääsääntöisesti meidän ja asiakkaan välinen yhteistyökalu. Sieltä löytyvät yhteiset dokumentit sekä yhteisiin projekteihin liittyvät asiat”, Tiiu kertoo.

Monetran extranet kumppaneille

Monetran kumppaneille suunnattu extranet.

Extranet avulla asiakkuusviestinnästä tulee entistä yhtenäisempää. Palveluun rakennettiin esimerkiksi kaikille asiakkaille yhteinen etusivu, jonka kautta asiakkaan edustajat näkevät Monetran uutisia ja ajankohtaisia päivityksiä.

”Nyt esimerkiksi päivitetyt ohjeet asiakkaille saadaan helposti näkyville. Se helpottaa ajankohtaisen tiedon jakamista,” Tiiu jatkaa.

Projektin loppu on aina jonkin uuden alku

Intranet- ja extranet-projektit saatiin maaliin komeasti sovituissa aikatauluissa. Projektityökaluna käytettiin Valo-työtilaa, joka otettiin käyttöön Monetran omassa ympäristössä.

”Toimitusprojektit menivät oikein sujuvasti ja yhteistyö sujui kaikin puolin. Tärkein tekijä onnistumisessa oli varmasti se, että oikeanlaiset ihmiset osuivat kohdalle. Projektissa oli selkeät yhteyshenkilöt ja asiantuntemus oli nopeasti tavoitettavissa. Ja myös käytön tuki projektien jälkeen on ollut erinomaista,” Tiiu kertoo.

Haluatko kuulla lisää projektista tai Valosta? Ota yhteyttä tai lue lisää Valosta.

Aiheesta lisää

Scanfil – kohti uutta, yhteistä kulttuuria Scanfil on kansainvälinen tietoliikenne- ja elektroniikkateollisuuden sopimusvalmistaja sekä järjestelmätoimittaja. He etsivät uutta intranet-ratkaisu...
Alma Media valitsi Valon Lähtötilanne: Alma Median räätälöidyn on-premise intranetin käytettävyys ei vastannut tämän päivän tarpeisiin. Lisäksi muita palveluita oltiin jo vie...
Intranet-projekti maaliin ilman sähköpostitulvaa Yli 12 000 käyttäjää, yli 100 lokaatiota. Sisäisiä uutisia keskimäärin 5,3 päivässä. Siirtyminen on-premises -ratkaisusta pilveen. Voiko tällaisen int...
Moderni intranet yhdistää 8000 VodafoneZiggo työntekijää Vodafone Groupin ja Liberty Globalin fuusion jälkeen tänä vuonna, 8 000 VodafoneZiggo-työntekijää Alankomaissa tarvitsi uuden yhteistyöalustan, joka o...
Norwegian Church Aid luottaa Valoon Norwegian Church Aid allekirjoitti sopimuksen Office 365:lle pohjautuvan Valo Intranetin toimituksesta. Koska Norwegian Church Aid on yksi Pohjoismaid...
Helsinki Business College Oy siirtyi Valoon Suomen Liikemiesten Kauppaopistoa pitää yllä Helsinki Business College Oy. Sen omistavat tasaosuuksin Suomen Liikemiesten Kauppaopiston Säätiö sekä He...