Otetaanpa härkää sarvista. Monissa yrityksissä tilanne on sama: organisaatio on siirtynyt Office 365:n ihmeelliseen maailmaan. Lisenssit on ostettu ja alkuun olo on kuin Liisalla ihmemaassa, lukuisten palveluiden ja työkalujen keskellä.

Valitettavasti kuitenkin liian suuri osa organisaatioista hyödyntää vain murto-osaa O365-palveluista. Nyt olisi mahdollisuus astua uuteen aikaan ja vieläkin ihmeellisempään maailmaan, jossa O365 antaa käyttäjille yhä enemmän vapauksia tehdä työkaluista juuri itselleen sopivia ja tehostaa omaa työntekoa sillä hyvällä tavalla.

Mikä käyttöönotossa sitten tökkii?

Tyypillinen tilanne on tämä: moni O365:n sovelluksista jää käyttämättä sen vuoksi, ettei organisaatiossa olla ihan varmoja siitä, miten sovellusta käytetään tai mihin sitä ylipäätään tulisi käyttää. ICT-osasto saa tuta loppukäyttäjien tuskan, kun joltain taholta ilmoitetaan uudesta sovelluksesta, mutta kukaan ei tarjoa apua haltuunottoon tai valmiita vinkkejä siihen, miten työntekijä voisi hyödyntää sovellusta omassa työssään.

Joskus O365:n sovellusten käyttöoikeuksia disabloidaan käyttäjiltä sen vuoksi, ettei haluta tiedon pirstaloituvan hallitsemattomasti eri sovelluksiin. Tai ei vain tiedetä oikeaa tapaa ottaa sovellus käyttöön hallitusti.

Office 365 työkalut

Office 365 on varsinainen työkalujen aarreaitta.

Office 365 on varsinainen aarreaitta, kunhan vain käyttäjille on selvää, mitä milläkin työkalulla tehdään ja miten. Moni hyvä työkalu jää alihyödynnetyksi, vain koska ”kukaan ei koskaan kertonut”, miten se toimii ja miksi sitä kannattaisi käyttää. Tällä hetkellä selkeästi alikäytettyjä O365:n ominaisuuksia ja palveluita ovat esimerkiksi Microsoft Teams, Delve, O365:n ja SharePointin hakuominaisuudet ja kirjastojen synkronointi.

Innosta ja opasta

Eniten hämmennystä uusille O365-käyttäjille aiheuttaa nykyisten työtapojen skaalaaminen uusiin työvälineisiin.

Jos olen aiemmin käyttänyt näitä tiedostoja verkkolevyiltä ja lähetellyt sähköpostiviestejä, miten voisin tehdä saman tehokkaammin O365:n eri sovelluksilla?

Eli klassinen ”mitä käyttää mihinkin” -ongelma. Tyypillisin pullonkaula O365-palveluiden käyttöönotossa läpi organisaation onkin epävarmuus ja luottamuksen puute. Kyse on siitä, ettei olla ihan varmoja, mihin mitäkin työkalua pitäisi käyttää. Ja saako työkalua ylipäätään käyttää!

Vaikka edellä mainitut asiat olisivat jo tiedossa, monella käyttäjällä on yhä korkea kynnys vain lähteä kokeilemaan. Avata sovellus ja painella nappeja, katsoa mitä tapahtuu. Tätä varten organisaatiossasi pitää olla vertaistukea saatavilla, niin sanottu ”superuser”, jolta voi kysyä yksinkertaisia juttuja ja niitä kuuluisiä tyhmiä kysymyksiä. Ilman pelkoa häpeästä ja naurunalaiseksi joutumisesta.

Jos haluat enemmän irti organisaatiosi O365-lisensseistä, aktivoi, opasta ja innosta henkilöstöäsi. Voit aloittaa pienin askelein.
Näytä kädestä pitäen miten joku juttu tehdään. Se voi olla vaikkapa kirjastojen synkronointi koneelle. Tai oman Teamsin perustaminen pientiimille. Tai esimerkiksi oman Delve-profiilin päivittäminen.

Palastele suurempi päämäärä pienempiin kokonaisuuksiin ja muuta yhdessä käyttäjien kanssa konkreettisia tarpeita sovellusten ominaisuuksiksi. Tarvittaessa luo lyhyitä käyttöohjevideoita tai työpöydälle jaettavia onepagereita, jotka kertovat selkeät askelmerkit siihen, miten jokin asia tehdään. Inspiraatiota voit hakea vaikkapa tämän viikon Keep on Track -webinaaristamme.

Microsoft Teams

Teamsiin kannattaa tutustua.

Jos haluat nopeita voittoja melko pienellä panostuksella, kehotan lämpimästi tutustumaan Teamsiin. Se on tällä hetkellä O365:n kaikkein helppokäyttöisin JA monipuolisin ratkaisu. Kiitos valmiiden yhdistimien, voit yhdistää Teamsiin suurimman osan niistä sovelluksista, mitä tarvitset omassa työssäsi. Enkä puhu nyt pelkästään Microsoftin sovelluksista. Se voi parhaimmillaan toimia kokonaan uutena käyttöliittymäkerroksena oman työpäivän keskeisille palveluille.

Älä pelkää pimeää

On monia syitä miksi sinun kannattaisi ottaa enemmän irti O365-investoinnista. Ensimmäinen on, että saat rahoillesi enemmän vastinetta, tämä on päivänselvää. Toinen, yhtä tärkeä, asia on varjo-IT:n taklaaminen.

Käyttäjät käyttävät mitä tahansa sovellusta, johon päästään käsiksi ja jota on helppo käyttää: Whatsapp, Facebook, Dropbox… Kuluttajakäyttöön tarkoitettuja sovelluksia on lähes mahdotonta hallita eikä niiden tietoturvaa voida varmistaa. GDPR:n näkökulmasta tämä on suorastaan itsetuhoista toimintaa.

Esimerkiksi tarve tiedostojen jakamiseen ja helppoon, matalan kynnyksen viestintään sekä tavoitettavuuteen on käyttäjien keskuudessa lähtökohtaisesti aina olemassa. Jos tätä tarvetta ei saada kanavoitua organisaation valitsemiin sovelluksiin, käyttäjät valitsevat toisin, sen helppokäyttöisimmän tien. Karu totuus on, että ihminen on lähtökohtaisesti hyvin laiska. Jos se on mahdollista tehdä helpommin, ihminen valitsee lähes aina helpomman tavan.

Sallittakoon ihmiselle laiskuuden hetket. Meidän ja teidän tehtävänä on tehdä työkalujen ja palveluiden käyttöönotosta helppoa ja miellyttävää.

Tämä on tätä päivää sekä tulevaisuutta. ICT-osaston on hyvä olla jo etukäteen varautunut siihen, että kuluttajasovelluksilla tehdään yhä enemmän työasioita ja kuluttajasovellukset tarjoavat yhä enemmän mahdollisuuksia siihen. Jotta tästä ei muodostu tietoturvaongelmaa, pitää tarjolla olla koko joukko organisaation hyväksymiä sovelluksia, jotka ovat ennen kaikkea helppokäyttöisiä, mutta myös kivoja käyttää.

Onneksi tulevaisuus ei ole pelkkää varjoa. O365:sta tulee koko ajan entistäkin parempi. Käyttäjät sekä ICT-osasto kiittävät, kun firman viralliset työkalut alkavatkin yhtäkkiä maistumaan.

 

Tarvitsetko apua näiden asioiden kanssa? Ota yhteyttä, niin otetaan yhdessä enemmän irti O365-investoinnistasi!

Aiheesta lisää

Office 365 Keep on Track -webinaari kesäkuu 2018 Kesäkuun webinaari on takana, ja osallistujia jälleen kiitettävästi mukana. Varsin aktiivista yleisöä meillä näyttää olevan, ja saimme taas paljon hyv...
Vohvelin perusteet – näin tuunaat vohvelia Mitä eroa on hampurilaisella ja vohvelilla? Nyt ei puhuta ruokalajeista vaan digityötaidoista. Hampurilaisvalikolla viitataan usein kolmen viivan muod...
Office 365 Keep on Track -webinaari huhtikuu 2018 Taas on yksi webinaari takana, jonka aikana saimme jälleen kerran mukavasti kysymyksiä. Tässä alla kysymykset ja vastaukset tiivistettynä. Kysymykset...
Viikon vohveli – Delve on bisnesmaailman Sports Tracker Aloitetaan välineurheilulla, sillä on aina niin paljon mukavampaa, kun pääsee heti näkemään käyriä ja käppyröitä, tilastoja ja numeroita. Siksi tänään...
Suuren urheilujuhlan tuntua ilmassa – Igniten 2. päivä Toinen päivä Ignitessa alkoi melkoisella uutispläjäyksellä, eli Jeff Teperin luotsaamalla sessiolla, jossa julkistettiin SharePointin ja OneDriven uus...
Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...

Tietoa kirjoittajasta

Sari Soinoja

O365 Artist

sari.soinoja@meteoriitti.com

Kirjoittaja työskentelee Sinisellä Meteoriitilla teknisenä konsulttina ja saa valtavasti energiaa asiakaskohtaamisista ja hienojen puhujien kuuntelemisesta.

Kirjoitukset (8)

Kommentoi