12.3.2018

Case Mehiläinen – intranet-projekti tarvitsee vahvaa viestintää

Yksityisiä terveys- ja sosiaalipalveluita tuottava Mehiläinen on näkyvä kotimainen toimija yli 360 toimipisteen voimin. Mehiläinen on yksi Suomen suurista työelämäpalveluiden tuottajistaa, ja Taloustutkimuksen yrityspäättäjille tekemän mielikuvatutkimuksen mukaan myös laadukkain. Lääkärikeskuspalveluiden lisäksi Mehiläinen tarjoaa julkisia terveyspalveluita sekä sosiaalipalveluita usealla eri sektorilla.

Tänä päivänä moni Mehiläisen työntekijöistä tekee säännöllisesti liikkuvaa työtä. Heille on erittäin tärkeää, että digitaaliset työkalut ja palvelut ovat ajan tasalla sekä tukevat kunkin omaa arkea.

Mehiläinen oli jo siirtynyt käyttämään pilvipohjaisia Office 365 -työkaluja. Nyt oli aika uudistaa intranet tukemaan O365-työkalujen käyttöä sekä palvelemaan yli 14 000 käyttäjää.

”Vanha intranet ei tukenut liikkuvan työn tekemistä toivotulla tavalla. Se ei ollut responsiivinen ja kirjautua piti VPN-yhteyden avulla”, kertoo Mehiläisen sisäisen viestinnän asiantuntija Harriet Haras-Refael.

Intranet-projektin pyörät olivat jo liikkeellä, kun Harriet tuli mukaan projektiin. Tietohallinto oli määrittänyt, että uuden intranetin tulisi olla yhteensopiva O365-ympäristön kanssa. Tämän perusteella Mehiläinen päätyi SharePoint-pohjaiseen intranet-ratkaisuun.

”Tulin itse mukaan projektiin siinä kohtaa kun Meteoriitti oli valittu toteuttajaksi. Uudistamisprojektin projektipäällikkönä tehtäväni oli löytää eri liiketoiminnoista ja konsernin tukipalveluista edustajat suunnittelemaan uuden intran toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia, sekä huolehtimaan sisällön siirtämisestä että projektin läpiviemisestä koko konsernissa,” Harriet toteaa projektin alkuvaiheista.

”Meillä oli kaksi selkeää tavoitetta. Halusimme saada aidosti mobiiliystävällisen intran sekä halusimme ratkaisun, joka tukisi O365-palveluiden käyttöä mahdollisimman hyvin. Uuden intran tuli tukea liikkuvien työntekijöiden tarpeita ja tarjota myös hallinnon ihmisille aito etätyön mahdollisuus”, Harriet kertoo.

Mehiläinen Mehinet Valo Intranet

Valo Intranet ja Mehinetin etusivu.

”Yksi tavoite toki oli myös yhteishengen rakentaminen. Haluamme, että jokainen Mehiläisessä työskentelevä kokee olevansa osa suurempaa kokonaisuutta ja tietää mitä eri liiketoimintayksiköissä tapahtuu,” Harriet jatkaa.

Mehiläisen henkilöstön toimenkuvat vaihtelevat paljon, ja osa viettää enemmän aikaa koneen äärellä kuin toiset. ”Yksi haaste on ollut tehdä ihmiset tietoiseksi intranetin tarjoamista mahdollisuuksista. Kaikkien päivittäisiin työtehtäviin intranet ei välttämättä liity olennaisesti, esimerkiksi hoivatyön tai vaikka kirurgian puolella. Mutta meidän tehtävä on edesauttaa ja tukea niitä hetkiä, kun palveluille on tarvetta”, Harriet toteaa.

Valoa Mehiläiseen

Teknisen kartoituksen alkuvaiheessa pöydällä olivat kaikki mahdolliset vaihtoehdot täysin räätälöidystä valmisratkaisuun. Loppuvaiheessa Mehiläinen päätyi valitsemaan Valon, SharePoint-pohjaisen valmisratkaisun.

”On vaikea olla luova, kun pitää lähteä tyhjästä liikkeelle ja miettiä isoja kokonaisuuksia. Valon kaltainen valmisratkaisu on hyvä vastaus tähän. Valintaa tehdessä Meteoriitin pitkä kokemus ja osaaminen puhuivat puolestaan,” Harriet kertoo.

Uuden intran kohdalla Mehiläinen halusi tehdä selkeän erottelun viestinnällisen intranetin ja työnteon välillä. ”Vanhaan intraan oli koottu yli 300 yksikön työhön liittyviä tiedostoja ja muun muassa valtakunnalliset potilasohjeet. Nyt halusimme tehdä kevyemmän ja hyvin viestinnällisen intran sekä samalla selkeyttää tiedonhallintaa. Käytännössä tämä tarkoitti esimerkiksi intran navigaatiorakenteen selkeyttämistä ja tiedonhallinnan keskittämistä kokonaan SharePointin puolelle,” Harriet toteaa.

Mehiläiset valitsivat Valon Lux-teeman Mehinetin käyttöliittymäksi. ”Tuore intranet on saanut käyttäjiltä hyvää palautetta jo alkuvaiheessa. Käyttäjät ovat kehuneet intraa ja sanoneet sitä selkeäksi, tyylikkääksi sekä raikkaaksi. Responsiivisuus on saanut erityistä kiitosta,” Harriet jatkaa.

On vaikea olla luova, kun pitää lähteä tyhjästä liikkeelle ja miettiä isoja kokonaisuuksia. Valon kaltainen valmisratkaisu on hyvä vastaus tähän. Valintaa tehdessä Meteoriitin pitkä kokemus ja osaaminen puhuivat puolestaan,
Harriet Haras-Refael, Mehiläinen

Uuteen, mobiiliystävälliseen intraan pääsee nyt kirjautumaan sekä tien päältä että kotitoimistolta. ”Jos omaa arkeani mietin, niin uuden intran yksi selkeä, konkreettinen etu on kirjautuminen intraan ilman VPN-yhteyttä vaikka kännykästäni. Se sujuvoittaa arkea huomattavasti,” Harriet toteaa.

Projektin osalta pysyttiin aikataulussa ja budjetissa. Intranet-projekti aloitettiin 2017 kesäkuussa ennen lomia. Ensimmäiset työpajat pidettiin kesälomien jälkeen, kun akkuja oli latailtu.

”Yhä olemme kavereita koko projektitiimin kanssa. Eli ilmeisen hyvin projekti meni,” Harriet kertoo naurahtaen.

Sisäinen viestintä, HR-viestintä ja IT-viestintä pelaavat yhteen

Isossa organisaatiossa sisäisen viestinnän merkitys on tänä päivänä yhä tärkeämpää. Me-hengen luominen vaatiikin erityisiä ponnisteluita, kun toimipisteitä on yli 360 ja eri ammattitehtävissä toimivia työntekijöitä yli 14 000. Mehiläisellä panostettiin lanseeraukseen ja tietoisuutta uudesta intrasta alettiin jakamaan hyvissä ajoin.

”Teimme sisäistä ennakkomarkkinointia Yammerissa ja intranetissä. Henkilöstöä on myös perehdytetty talon sisällä O365-työkalujen käyttöön. Onhan tämä ollut vahvasti viestinnän ja tietohallinnon yhteisprojekti. Tietohallinnon vastuulla on Helpdesk ja tekninen osaaminen. Perehdytyksellä ja hyvällä sisäisellä viestinnällä puskemme tietoisuutta eteenpäin. Intran roolia kehitetään jatkuvasti, jotta työntekijät osaisivat etsiä oikeaa tietoa, oikeasta paikasta”, Harriet kertoo.

Yksi tyypillisiä haasteita uusien digitaalisten työkalujen palveluiden käyttöönotossa on saada ihmiset innostumaan ja ymmärtämään, miten uudistus oikeasti hyödyttää heidän omaa arkeaan. ”Sisäinen viestintä, etenkin tämän projektin kohdalla, on ollut vahvasti muutosviestintää. Isossa kuvassa se on myös HR-viestintää. Se vaikuttaa siihen, miten henkilöstö näkee ja kokee työnantajansa. Ja viimeisimpänä, ja ehkä jopa tärkeimpänä se on IT-viestintää. Tämä on entistä tärkeämmässä roolissa, kun meilläkin työkalut ja palvelut siirtyvät pilveen”, Harriet toteaa.

Harvoin henkilöstön digitaaliset työtaidot ovat täysin samalla tasolla, siksi kehittämistä ja henkilöstön koulutusta ei voi laskea olettamuksien tai mielikuvien varaan. Esimerkiksi englanninkielisten O365-työkalujen tarkoitus ja roolit eivät ole itsestäänselvyyksiä kaikille käyttäjille – ymmärtävätkö noviisimmat tietokoneen käyttäjät mitä vaikkapa Planner tai Stream tekevät?

”Digitaaliset palvelut ja työkalut, kuten intranet tai O365-työkalut, pitää tehdä ihmisille helposti lähestyttäväksi. Usein mielikuva on, että kaikki ovat nuoria ja taitavia tietokoneiden ja laitteiden kanssa, mutta käytännössä ei ole näin. Isossa organisaatiossa pitää pystyä huomiomaan kaikki,” Harriet sanoo.

IT-perehdyttämisen ohella työyhteisön tuen merkitys on suuressa roolissa. ”Yammer on meillä aktiivisessa käytössä. Siellä luodaan yhteishenkeä Mehiläisen henkilökunnan kesken ja kerrotaan mitä eri toimipisteissä tapahtuu. Aktiivisia ryhmiä löytyy useita. Löytyy esimerkiksi SharePoint-ryhmä, jossa voi kysyä vapaasti mitä tahansa SharePointin käytöstä,” Harriet jatkaa.

Digitalisaation hyötyjen lunastaminen on jatkuvaa harjoittelua, mutta hyvän ja vahvan viestinnän avulla pääsee jo pitkälle. Tärkeintä on löytää yhteinen kieli ja luoda ilmapiiri, jossa uskaltaa kysyä ja ihmetellä.

Aiheesta lisää

Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...
Groupify – miksi siitä kannattaa innostua? Mikä saa suomalaisen SharePoint-nörtin reagoimaan täysin spontaanisti ja riemastumaan julkisessa kulkuneuvossa? Tietenkin Groupifyn saatavuus tuotanto...
Moderni SharePoint on yhtä kuin moderni Valo Moderni SharePoint tekee tuloaan vahvasti. Mistä modernissa SharePointissa oikein on kyse? Se tarjoaa täysin uudenlaisen SharePoint-käyttökokemuksen. ...
Digitaalisen työympäristön 5 trendiä  Työympäristöt kuluttajistuvat ja arjesta tutut palvelut jalkautuvat entistä vahvemmin myös työelämään. Vaikka työpäiväkokemus jää edelleen usein as...
Digitaalisuus tekee meistä inhimillisempiä Työ on murroksessa ja siitä voi syyttää teknologiaa. Tämä ei kuitenkaan tapahdu nyt ensimmäistä kertaa vaan hyvin samankaltainen ilmiö toteutui jo teo...