15.3.2018

Valoa Elenian kumppaneille

Elenia Oy on sähköverkkoyhtiö, joka tarjoaa palveluitaan yli sadan kunnan alueella. Heidän asiakaskuntaansa lukeutuu kotitalous-, yritys- ja yhteiskunta-asiakkaita.

Elenia on sähköjakeluverkon omistaja, jonka yhteistyökumppanit ovat suurimmaksi osaksi urakointiyrityksistä, mutta kumppanien joukossa on myös materiaalitoimittajia sekä Elenia Palvelut Oy:n asiakkaita. Elenian verkonrakentamis-, kunnossapito- ja viankorjaustöissä työskentelee päivittäin jopa 800-1000 henkilöä. Taustalla on pitkiä sopimussuhteita ja kumppanuuksia vuosien takaa. Kumppaneiden joukossa on sekä pieniä, paikallisia toimijoita että monikansallisia tuhansien ihmisten yrityksiä.

Elenia halusi tarjota kirjavalle kumppaniverkostolleen modernin kanavan tiedottamiseen sekä kumppanikohtaiseen asiointiin. Viestintää haluttiin siirtää pois sähköpostilaatikoista kohti yhteistä, keskitettyä alustaa, joka mahdollistasi tiedottamisen ohella myös kaksisuuntaisen kommunikaation. Näin syntyi ajatus kumppaneille suunnatusta extranet-alustasta.

Kun elenialaiset lähtivät kartoittamaan sopivaa ratkaisua, tarvelista oli pitkä. Piti saada hyvä perusratkaisu, jota olisi helppoa kehittää pidemmällä tähtäimellä. ’Meillä oli jo Office 365 käytössä, joten SharePoint-pohjainen ratkaisu tuntui kustannustehokkaalta ja laadullisesti fiksuimmalta vaihtoehdolta,’ kertoo projektipäällikkö Pekka Köttö Elenialta.

Valo Intranet oli yksi viidestä SharePoint-pohjaisesta vaihtoehdosta, joihin elenialaiset tutustuivat ja lopulta myös päätyivät. ’Valo osoittautui jämäkimmäksi vaihtoehdoksi. Se oli selkeiten konseptoitu,’ Pekka toteaa.

Kohti Valoa

Valon voimin rakensimme Elenialle pilvipohjaisen extranetin, johon kumppanit pääsevät millä tahansa laitteella ja silloin kun heille parhaiten sopii. ’Parasta oli, että saatiin paljon asioita valmiina. Esimerkiksi mobiilikäyttöön oli jo olemassa hiottu käyttöliittymä, joka sisältyi pakettiin ja hintaan,’ Pekka sanoo.

Uuden extranetin avulla Elenia voi viestiä kumppaneille helposti yhden kanavan kautta ja tiedottaa muun muassa ohjeistusten päivityksistä, turvallisuusohjeista sekä muista kumppanien arkea koskevista asioista. Valon tapahtumaosion avulla kumppaneille tiedotetaan yleisistä asioista ja koulutuksista.

Elenia extranet Valolla

Valolla toteutettu extranet Elenian kumppaneille.

’Meiltä löytyy valtava määrä dokumentteja ja toimintaohjeita prosesseihin ja työvaiheisiin sekä asennusohjeita eri materiaaleille. Eri asennusmateriaaleista esimerkiksi löytyy huomattavia määriä dokumentaatiota, joita myös päivitetään hyvin tiheään. Nyt nämä kaikki löytyvät extrasta’, kertoo Pekka.

Valon työtilat tarjoavat extranetin toisen puolen. Työtilat keskittyvät Elenian ja yksittäisen kumppanin väliseen kaksisuuntaiseen yhteistyöhön.

’Melko kevyillä ratkaisuilla voidaan tukea erilaisia ja erikokoisia projekteja. Kumppani voi esimerkiksi tallettaa asiakirjat suoraan työtilaan sähköpostin sijaan’, Pekka toteaa.

Parasta oli, että saatiin paljon asioita valmiina. Esimerkiksi mobiilikäyttöön oli jo olemassa hiottu käyttöliittymä, joka sisältyi pakettiin ja hintaan.
Pekka Köttö, Elenia

Uusi palvelu on kumppaneille tuoreehko tapaus, mutta Elenialla ollaan jo tyytyväisiä. ’Ratkaisu on vastannut odotuksiamme jopa erinomaisesti. Brändäys onnistui hyvin, Ulkonäkö ja visuaalisuus miellyttävät. Ja onhan tuo mobiilikäyttö kova sana. Kuten myös julkaisemisen helppous’, Pekka kertoo.

’Alusta mahdollistaa paljon nyt ja tulevaisuudessa. Nyt esimerkiksi suunnittelemme extraan perehdytystoimintaa mm. videoratkaisujen muodossa,’ Pekka jatkaa.

Ei pelkkää teknologiaa

Parhaimmat projektit ovat molemminpuolisia oppimisprosesseja. Me opimme asiakkaan liiketoiminnasta, ja asiakas oppii tekemään asioita itse. ’Teidän tuella olemme saaneet itse tehdä paljon asioita ja olemme oppineet siinä samalla’, Pekka toteaa.

Kun projekti käynnyistyi, jo kahden viikon kuluessa extranet oli pitkälti nykyisellä mallillaan. Tämän jälkeen elenialaiset muokkailivat itse rakenteita. Lopulta testausaikaakin jäi ennakoitua enemmän.

’Projektissa käytettiin Valon työtilaa. Meillä oli tukitunnit, tsekkipalaveri ja tehtävälista, joiden turvin projekti meni kuin juna raiteillaan’, Pekka kertoo projektin kulusta.

Uusi palvelukanava ei koskaan ole vain pelkkää teknologiaa. Ihmiset pitää opettaa käyttämään palvelua ja heidät pitää saada innostumaan uudesta palvelusta. ’Toki tässä on kyse myös kulttuurin muutoksesta. Riski ei ole järjestelmässä vaan ihmisissä. Kulttuurin muutos vie aikaa, mutta Valo tukee hyvin tätä muutosta’, Pekka jatkaa.

Aiheesta lisää

Moderni SharePoint – mitä, missä, milloin ja miksi? Kirjoitimme aikaisemmin jo mitä moderni SharePoint tarkoittaa Valon näkökulmasta. Sivosen Jussi avaa tässä tekstissä kattavasti mikä moderni SharePoin...
Näin saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi – kymmenen vinkkiä Edelleen liian usein kuulee, kuinka taloon hankittiin uutta järjestelmää isolla hintalapulla, mutta käyttäjiä ei näkynyt missään. Tai hommattiin lisen...
Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen  Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musi...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...