22.3.2018

Case Kaunialan sairaala – Valolla parempaa käyttökokemusta

Kaunialan sairaala Oy, entiseltä nimeltään Kaunialan sotavammasairaala, tarjoaa asiakkailleen pitkäaikaishoitoa, kotiinvietäviä palveluita, tehostettua asumispalvelua sekä kuntoutustoimintaa.

Toteutimme Kaunialan sairaalalle Valo Intranetin on-premises -ympäristöön. Projektin lähtötilanne oli tuttu tarina, johon moni organisaatio varmasti pystyy samaistumaan.

”SharePoint oli käytössä jo entuudestaan ja organisaation sisällä oli tehty intraa useamman tekijän toimesta. Vuosien kuluessa kokonaisuudesta oli tullut sekava ja hankalasti ylläpidettävä, sekä lopulta myös tietoturvariski. Uusien ominaisuuksien luominen oli haastavaa. Henkilöstö ei myöskään ollut innostunut vanhentuneen intran käyttämisestä,” kertoo Kaunialan sairaalan ICT-asiantuntija ja intranet-projektin vetäjä Matti Korhonen.

Asialle kuulemma piti tehdä jotain. Matti tarttui haasteeseen ja luotsasi intranet-projektin kilpailutuksesta julkaisuun asti.

Tuotemaisuus ja roadmap valinnan taustalla

Kaunialan sairaalassa työskentelee noin 300 henkeä, osa toimistoaikoina ja osa kolmivuorotöissä. Projektin tavoite oli uusi intranet, selkeällä käyttökokemuksella. ”Intranet on meille hyvin keskeinen tiedotuskanava. Tavoite oli tuottaa uusi intranet, joka tarjoaisi modernin käyttökokemuksen,” Matti toteaa.

Yksi tärkeimpiä syitä lopullisen ratkaisun valintaan oli Valon tuotemaisuus.

”Valinta tehtiin kolmen vaihtoehdon välillä, joista Valo veti pisimmän korren. Se oli ominaisuuksiltaan todella kattava ja laajennusmahdollisuudet olivat hyvät. Toki myös Meteoriitin referenssit olivat kattavia. Itse tykästyin Valoon ehkä juuri sen tuotemaisuuden ja jatkuvan kehityksen takia. Harva toimittaja pystyy antamaan samalla tavalla intranet-ratkaisun roadmappia,” Matti kertoo.

Sisällöt ja työkalut yhdessä paikassa

Etenkin hoitoalalla käytettävyyden merkitys korostuu. Kiireen keskellä ei ole aikaa eksyä sokkelomaisiin tietorakenteisiin.

”Uuden intran käyttöliittymä on hyvin selkeä sisältäen kaikki olennaiset viestivälineet kuten tapahtumakalenterin ja uutiskeskuksen. Henkilöstön eräs toive alun perinkin oli, että yhdessä näkymässä olisi kaikki olennaiset asiat. Tämä toteutuu hyvin uuden intran etusivulla,” Matti toteaa.

Intran etusivun yläosasta löytyy tärkeät työkalut ja palvelut.

Kaunialan sairaalan intrasta löytyy työn kannalta olennainen sisältö. ”Siellä on kaikki dokumentit mihin ihmisten pitää päästä käsiksi, kuten tapahtumat, koulutukset, ohjeistukset, laatujärjestelmä, organisaation ja prosessien kuvaukset. Meidän kaltaisella toimijalla materiaaleihin, kuten pelastus- ja potilasturvasuunnitelmiin, pitää olla helppo pääsy, myös auditoinnin näkökulmasta. Nämä tiedot löytyvät nyt kaikki yhdellä klikkauksella”, Matti kertoo.

Projektin myötä sairaalan arkeen tuli paljon uusia asioita ja työkaluja. ”Dokumenttien jäljitettävyys ja hallinta on meille erityisen tärkeää. Kaikissa tiedostokirjastoissa on dokumenttien versiointi oletuksena päällä. Johto myös innostui työtiloista, joita on nyt otettu käyttöön eri tiimeissä ja työryhmissä”, Matti jatkaa.

Kaunialan sairaalan henkilöstöä ohjataan intraan ja uusiin työkaluihin aktiivisesti. Intran lukeminen kuuluu muun muassa uuden henkilöstön perehdytysprosessiin.

Uusi intra on saanut sekä positiivista palautetta että suomalaisille tyyppillistä hiljaista hyväksyntää. ”Tehokäyttäjäjiltä ja toimiston väeltä on tullut paljon kiitoksia. Muuten luotan klassiseen suomalaisen kulttuurin piirteeseen: jos ei valiteta niin se on todennäköisesti hyvä,” Matti kertoo naurahtaen.

Kaunialan sairaalassa ollaan tyytyväisiä projektiin ja uuteen intraan. Tavoitteet toteutuivat ja horisontissa siintää uusia mahdollisuuksia. ”Projekti sujui oikein hyvin. Meillä on pelkästään positiivista sanottavaa,” Matti toteaa.

Aiheesta lisää

Digi-taka – näin saat enemmän irti digistä Jos rakastat jalkapalloa, tiedät varmasti käsitteen 'tiki-taka'. Se viittaa nopeaan liikkeeseen ja pallonhallintaan perustuvaan pelityyliin, muun muas...
Tökkiikö teknologia?  Väitän, että onnistunut teknologiaprojekti on 20 % teknologiaa ja 80 % työkulttuuria, työtapoja ja asennetta. Eikö kuulostakin hieman erikoiselta? Onn...
Case Barona – kohti vahvaa intranet-kulttuuria Työelämän ja henkilöstöpalvelun ratkaisuja tarjoavan Baronan vanhasta intranetista oli tullut tiedon hautuumaa. Uudet työntekijät eivät jaksaneet enää...
Viikon vohveli – Microsoft Forms on helpoin tapa kysyä nopeita mielipiteitä Unohda avokonttori-circuit, kysy kaikkien näkemystä Microsoft Formsin avulla. Tämä paljon tehokkaampi mielipidejumppa takaa paremman lopputuloksen. ...
Valo Teamwork 2.0 – katso webinaari Mikä on Valo Teamwork 2.0, mitä sillä voi tehdä? O365 Artist Sari Soinoja veti aiheesta webinaarin, jonka voit katsoa vapaasti tässä ja nyt. Video löy...
Moderni tiimi työskentelee digitaalisesti Aiemmin tiimityö tarkoitti usein sitä, että hautauduttiin neukkariin edistämään yhteistä asiaa. Tiimityöskentely oli monella tapaa sidoksissa fyysisee...