- 26.3.2018

Moderni tiimi työskentelee digitaalisesti

Aiemmin tiimityö tarkoitti usein sitä, että hautauduttiin neukkariin edistämään yhteistä asiaa. Tiimityöskentely oli monella tapaa sidoksissa fyysiseen tilaan ja kasvokkain tapaamiseen. Ei se väärin ollut, tai ole vieläkään, koska tiimit tarvitsevat myös fyysistä yhdessäoloa. Jotain olennaista digitaalisuus tuo kuitenkin lisää.

Mistä kaikista seuraavista haluaisit päästä eroon omassa tiimityössäsi?

Sähköposteista, joiden subject-kenttä alkaa RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: ja jonka CC-kenttään on joka kierroksella lisätty pari uutta tyyppiä. Viestiketjuista, joista haarautuu osakeskusteluja, joista osa vastaanottajista on pudonnut pois.

Projektidokumenteista, joiden tiedoston perässä lukee ”VER-3.5-JV-SS-JS-PV-finalfinal” ja joista on silti jossain olemassa vielä yksi painos, jonka versionumero on joku ihan muu, ja jota JS ja PV eivät ole vielä nähneetkään.

Verkkolevyistä, joiden kansiorakenteen loogisuus aukeaa vain kahdelle ihmiselle koko firmassa ja heiltä onkin aina kysyttävä, että missäköhän mahtaisi olla se yksi tietty tiedosto, jota juuri tähän juttuun nyt tarvittaisiin.

Keskusteluista, jotka alkavat sanoilla ”En minä ole kuullut tästä mitään” tai ”Miksei mulle ole kerrottu tätä” tai ”Me päätettiin tämä asia jo tuolla Merjan kanssa kahdestaan”.

Tunteesta, että on ihan järkyttävästi tekemistä eikä oikein mitään käsitystä siitä, mitä kaikkea pitäisi tehdä ja milloin pitäisi olla valmista.

Epäselvyydestä, että kuka tekee mitäkin ja keneltä voi kysyä mistäkin.

Moderni tiimityö

Huutaako sisälläsi pitkään vaiennettu ääni ”Kaikista näistä ja lisäksi siitä joka viikko toistuvasta toivottomasta kalenterirumbasta, kun yritetään saada koko tiimi yhtä aikaa samaan tilaan käsittelemään ja edistämään yhteistä projektia!”?

Modernit tiimit luovat digitaalisen työympäristönsä pilveen

Digitaalinen työtila poistaa käytännössä kaikki edellä mainitut ongelmat. Sillä oletuksella, että tiimi sopii yhteiset pelisäännöt ja noudattaa niitä.

Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Pelisäännöissä sovitaan esimerkiksi, että kaikki tiimityöhön liittyvä keskustelut käydään tiimityöalustalla, jossa jokainen voi niihin osallistua ja pysyy näin kartalla asioista.

Tiimidokumentit ladataan pilvipalveluun yhteiseen tiedostokirjastoon ja kukin päivittää vain näitä dokumentteja, jolloin versionhallinta syntyy automaattisesti. Projektin tehtävienhallinta hoidetaan sähköisesti, jolloin koko tiimi näkee yhdellä silmäyksellä, mitä on tehty, mitä on vielä tehtävä ja missä mennään. Kaikista palavereista tehdään muistiinpanot tiimin yhteiseen muistikirjaan.

Tuloksena on helppoutta, ajansäästöä ja parempaa työtehoa sekä työn iloa. Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Mitkä ovat teidän tiiminne valitsemat digitaaliset työvälineet? Jos sinulla on vaikeuksia päättää, tulen mielelläni kertomaan lisää työkaluista, joita minun tiimissäni käytetään. Teaser: O365:n neljän sovelluksen kombo on lyömätön yhdistelmä. Arvaatko mitä ne ovat?


Saat myös lisää digitaalisen tiimityön vinkkejä lataamalla Toimivan tiimin viisi tunnetilaa -oppaan.

Lataa opas

Tiimi, tunne, teknologia

Aiheesta lisää

Digi-taka – näin saat enemmän irti digistä Jos rakastat jalkapalloa, tiedät varmasti käsitteen 'tiki-taka'. Se viittaa nopeaan liikkeeseen ja pallonhallintaan perustuvaan pelityyliin, muun muas...
Tökkiikö teknologia?  Väitän, että onnistunut teknologiaprojekti on 20 % teknologiaa ja 80 % työkulttuuria, työtapoja ja asennetta. Eikö kuulostakin hieman erikoiselta? Onn...
Viikon vohveli – Skype-treeni kollegan kanssa pitää pölhöt palaverit loitolla Tiesithän varmasti, että Skypessä on mahdollista jakaa ruutua ja piirtää whiteboardille? Tai että videopuhelun voi nauhoittaa? Jos et tiennyt, niin lu...
Viikon vohveli – Mitä tänään tehtäisiin, armas To-Do? Jossain on pieni post-it-lappu. Jonkun palaverimuistion reunassa oli joku merkintä. Laittoiko joku jonkun sähköpostin, mihin piti vastata? Tekemättähä...
Case Barona – kohti vahvaa intranet-kulttuuria Työelämän ja henkilöstöpalvelun ratkaisuja tarjoavan Baronan vanhasta intranetista oli tullut tiedon hautuumaa. Uudet työntekijät eivät jaksaneet enää...
Viikon vohveli – Microsoft Forms on helpoin tapa kysyä nopeita mielipiteitä Unohda avokonttori-circuit, kysy kaikkien näkemystä Microsoft Formsin avulla. Tämä paljon tehokkaampi mielipidejumppa takaa paremman lopputuloksen. ...

Tietoa kirjoittajasta

Sari Soinoja

O365 Artist

sari.soinoja@meteoriitti.com

Kirjoittaja työskentelee Sinisellä Meteoriitilla teknisenä konsulttina ja saa valtavasti energiaa asiakaskohtaamisista ja hienojen puhujien kuuntelemisesta.

Kirjoitukset (7)

Kommentoi