- 26.3.2018

Moderni tiimi työskentelee digitaalisesti

Aiemmin tiimityö tarkoitti usein sitä, että hautauduttiin neukkariin edistämään yhteistä asiaa. Tiimityöskentely oli monella tapaa sidoksissa fyysiseen tilaan ja kasvokkain tapaamiseen. Ei se väärin ollut, tai ole vieläkään, koska tiimit tarvitsevat myös fyysistä yhdessäoloa. Jotain olennaista digitaalisuus tuo kuitenkin lisää.

Mistä kaikista seuraavista haluaisit päästä eroon omassa tiimityössäsi?

Sähköposteista, joiden subject-kenttä alkaa RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: ja jonka CC-kenttään on joka kierroksella lisätty pari uutta tyyppiä. Viestiketjuista, joista haarautuu osakeskusteluja, joista osa vastaanottajista on pudonnut pois.

Projektidokumenteista, joiden tiedoston perässä lukee ”VER-3.5-JV-SS-JS-PV-finalfinal” ja joista on silti jossain olemassa vielä yksi painos, jonka versionumero on joku ihan muu, ja jota JS ja PV eivät ole vielä nähneetkään.

Verkkolevyistä, joiden kansiorakenteen loogisuus aukeaa vain kahdelle ihmiselle koko firmassa ja heiltä onkin aina kysyttävä, että missäköhän mahtaisi olla se yksi tietty tiedosto, jota juuri tähän juttuun nyt tarvittaisiin.

Keskusteluista, jotka alkavat sanoilla ”En minä ole kuullut tästä mitään” tai ”Miksei mulle ole kerrottu tätä” tai ”Me päätettiin tämä asia jo tuolla Merjan kanssa kahdestaan”.

Tunteesta, että on ihan järkyttävästi tekemistä eikä oikein mitään käsitystä siitä, mitä kaikkea pitäisi tehdä ja milloin pitäisi olla valmista.

Epäselvyydestä, että kuka tekee mitäkin ja keneltä voi kysyä mistäkin.

Moderni tiimityö

Huutaako sisälläsi pitkään vaiennettu ääni ”Kaikista näistä ja lisäksi siitä joka viikko toistuvasta toivottomasta kalenterirumbasta, kun yritetään saada koko tiimi yhtä aikaa samaan tilaan käsittelemään ja edistämään yhteistä projektia!”?

Modernit tiimit luovat digitaalisen työympäristönsä pilveen

Digitaalinen työtila poistaa käytännössä kaikki edellä mainitut ongelmat. Sillä oletuksella, että tiimi sopii yhteiset pelisäännöt ja noudattaa niitä.

Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Pelisäännöissä sovitaan esimerkiksi, että kaikki tiimityöhön liittyvä keskustelut käydään tiimityöalustalla, jossa jokainen voi niihin osallistua ja pysyy näin kartalla asioista.

Tiimidokumentit ladataan pilvipalveluun yhteiseen tiedostokirjastoon ja kukin päivittää vain näitä dokumentteja, jolloin versionhallinta syntyy automaattisesti. Projektin tehtävienhallinta hoidetaan sähköisesti, jolloin koko tiimi näkee yhdellä silmäyksellä, mitä on tehty, mitä on vielä tehtävä ja missä mennään. Kaikista palavereista tehdään muistiinpanot tiimin yhteiseen muistikirjaan.

Tuloksena on helppoutta, ajansäästöä ja parempaa työtehoa sekä työn iloa. Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Mitkä ovat teidän tiiminne valitsemat digitaaliset työvälineet? Jos sinulla on vaikeuksia päättää, tulen mielelläni kertomaan lisää työkaluista, joita minun tiimissäni käytetään. Teaser: O365:n neljän sovelluksen kombo on lyömätön yhdistelmä. Arvaatko mitä ne ovat?


Saat myös lisää digitaalisen tiimityön vinkkejä lataamalla Toimivan tiimin viisi tunnetilaa -oppaan.

Lataa opas

Tiimi, tunne, teknologia

Aiheesta lisää

Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen  Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musi...
Tartu digitaalisuuteen Välillä tuntuu jopa hieman hassulta puhua digitaalisuudesta. Vielä kymmenisen vuotta sitten digitalisaatio oli vielä uudenkarhea käsite, jossa oli hit...
Meteoriitin kätyrit toimivat liinisti Tiedät varmasti Minionsit, tai Kätyrit suomeksi; ne söpöt keltaiset pallerot, jotka palvelevat kunnianhimoisia pahiksia ja auttavat heitä ilkeiden suu...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...

Tietoa kirjoittajasta

Sari Soinoja

O365 Artist

sari.soinoja@meteoriitti.com

Kirjoittaja työskentelee Sinisellä Meteoriitilla teknisenä konsulttina ja saa valtavasti energiaa asiakaskohtaamisista ja hienojen puhujien kuuntelemisesta.

Kirjoitukset (8)

Kommentoi