12.4.2018

Case Barona – kohti vahvaa intranet-kulttuuria

Työelämän ja henkilöstöpalvelun ratkaisuja tarjoavan Baronan vanhasta intranetista oli tullut tiedon hautuumaa. Uudet työntekijät eivät jaksaneet enää innostua vanhan intran käytöstä. Ylläpidon kanssa oli hankaluuksia eikä käyttöliittymä ollut lainkaan mobiiliystävällinen.

Samaan aikaan Baronan toiveena oli tuoda konsernin kaikki yritykset yhteisen intran alle, jotta ihmiset ymmärtäisivät paremmin mitä kaikkea konserni oikeasti tekee.

Oman haasteellisuuskerroksensa projektiin toi eri toimialoilla toimivien yritysten erilaiset ohjeet ja tarpeet, joita piti huomioida määrittelyvaiheessa. Lopulta Baronan palvelukeskuksen tarpeet poikkesivat sen verran koko konsernin intrasta, että heille päätettiin toteuttaa oma intranet tukemaan työn tekemistä.

Palvelukeskuksen vanha intranet ei tukenut työntekoa toivotulla tavalla, joten uudistukselle oli tilausta. ”Vanhan intran päivittäminen oli hankalaa. Se koostui erillisistä sovelluksista ja kaikki piti tehdä eri järjestelmissä. Asioiden hoitaminen vaatii hyppimistä sovelluksesta ja ikkunasta toiseen”, kertoo Baronan palvelukeskuksen kehityspäällikkö Anne Voutilainen.

Dokumentit, sisällöt ja ihmiset ajan tasalla

Barona siirtyi Office 365 -maailmaan ja valitsi pilvipohjaisen Valo Intranetin sekä koko konsernin että palvelukeskuksen intra-ratkaisuksi. ”Etsimme ennen kaikkea helppoa, pilvipohjaista ratkaisua. Ja sellaista ratkaisua, joka tukisi mobiilikäyttöä. Näin päädyimme valitsemaan Valon,” kertoo sisäisen viestinnän asiantuntija Laura Forssell.

Valo tuo tärkeimmät työkalut ja palvelut yhteen näkymään. ”Valon kanssa teimme ison loikan vanhasta järjestelmästä. Olimme etukäteen kerännyt henkilöstön toiveita ja kysyneet mitä intrasta pitäisi löytyä. Valon avulla saimme kaikki toiveet täytettyä”, Anne toteaa.

”Käyttäjiltä on tullut erittäin positiivista palautetta. Tiedot löytyvät helposti ja pysyvät ajan tasalla. Ja intrakin pysyy ajan tasalla Valon jatkuvien päivitysten ansiosta. Ylläpidon helppous on ehdottomasti yksi uudistuksen parhaita puolia”, Laura toteaa.

Barona ja Valo Intranet

Baronalaisia kannustetaan päivittämään omia profiilejaan ja pitämään omat yhteystietonsa ajan tasalla. ”Omia suosikkiominaisuuksia ovat hakutoiminto ja People Finder, jota tulee käytettyä yllättävänkin paljon. Iso plussa on myös pääsy intraan ilman etäyhteyksiä”, Laura jatkaa.

Myös palvelukeskusten puolella käyttäjät ovat kiitelleet uudistusta. ”Uusi intra on helppokäyttöinen ja joustava. Muutoksien tekeminen ja tietojen päivittäminen onnistuu vaivattomasti”, Anne kertoo.

Intra ei ole meille mikään hallinnollinen tiedotuskanava. Meillä on talo täynnä erilaisia palveluita ja palvelukoulutuksia, joista haluamme kertoa aktiivisesti. Kerromme missä mennään esimerkiksi isojen asiakkuuksien kanssa sekä kerromme uusista lanseerauksista ja tulevaisuudennäkymistä.
– Laura Forssell, sisäisen viestinnän asiantuntija, Barona

Uudistuksen yhteydessä käyttöön otettu Office 365 tuo myös uusia ulottuvuuksia kommunikaatioon ja yhteistyöhön. ”On ollut hienoa nähdä, kun osa tiimeistä on itsenäisesti ottanut esimerkiksi Teamsia käyttöön. Teamsin kaltaiset työkalut tekevät kommunikaatiosta hieman vapaamuotoisempaa” Laura toteaa.

Myös palvelukeskuksen puolella on otettu ahkerasti uusia työkaluja käyttöön. ”Microsoft Formsin avulla olemme muun muassa luoneet palautelomakkeita, joita tuomme intran puolelle.”, Anne kertoo.

Uusi kulttuuri vaatii heittäytymistä kaikilta

Baronalla ei aiemmin ollut vahvaa intranet-kulttuuria. Nyt sisäiseen viestintään laitetaan paukkuja tosissaan. Uudistuksen yksi tavoite oli vähentää sisäisen sähköpostin määrää ja siirtää kommunikaatiota yhteiseen kanavaan.

”Intra ei ole meille mikään hallinnollinen tiedotuskanava. Meillä on talo täynnä erilaisia palveluita ja palvelukoulutuksia, joista haluamme kertoa aktiivisesti. Kerromme missä mennään esimerkiksi isojen asiakkuuksien kanssa sekä kerromme uusista lanseerauksista ja tulevaisuudennäkymistä”, Laura kertoo.

Baronan palvelukeskukset toimivat Suomessa, Puolassa ja Espanjassa. Ennen uudistusta intraan pääsi käytännössä vain Suomen rajojen sisäpuolella. Uusi intranet helpottaa yhteisöllisyyden kehittämistä ja rajojen purkamista. ”Olemme pyrkineet läpinäkyvyyteen eri paikkakuntien ja eri maiden välillä. Olemme myös pyrkineet siihen, että kaikki tieto on julkista eikä piilossa esimiehen takana”, Anne toteaa.

Onnistunut sisäinen viestintä, etenkin koko konsernin laajuudella, vaatii heittäytymistä jokaiselta yritysyhteisön jäseneltä. Baronan toimitusjohtaja näyttää esimerkkiä bloggaamalla. ”Olemme yhdessä sopineet, että jokaisen liiketoiminta-alueen vastuuhenkilöt kertovat omasta liiketoiminnastaan haluamassaan formaatissa. Tarkoitus ei ole kertoa pelkästään tietohallinnon uutisia vaan tarinoita siitä mitä talon sisällä oikeasti tapahtuu, ja miksi asioita tehdään”, Laura kertoo.

Aiheesta lisää

Moderni SharePoint – mitä, missä, milloin ja miksi? Kirjoitimme aikaisemmin jo mitä moderni SharePoint tarkoittaa Valon näkökulmasta. Sivosen Jussi avaa tässä tekstissä kattavasti mikä moderni SharePoin...
Näin saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi – kymmenen vinkkiä Edelleen liian usein kuulee, kuinka taloon hankittiin uutta järjestelmää isolla hintalapulla, mutta käyttäjiä ei näkynyt missään. Tai hommattiin lisen...
Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen  Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musi...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...