Väitän, että onnistunut teknologiaprojekti on 20 % teknologiaa ja 80 % työkulttuuria, työtapoja ja asennetta. Eikö kuulostakin hieman erikoiselta? Onnistunut teknologiaprojekti on vain 20 % teknologiaa? Siis mitä ihmettä? Usko pois. Ja seuraavaksi kerron miksi, sekä miten otat onnistuneesti uutta teknologiaa käyttöön yrityksessäsi. 

IT-järjestelmät ovat tätä nykyä useimmiten teknisesti niin toimivia, ettei projekteissa edes ole tarpeen keskittyä tekniikkaan sinänsä. Teknologia ei ole suurin este projektin onnistumiselle. Useimmiten onnistumisen esteenä ovat projektiviestintä, käyttöönotto ja sitoutuminen tunnetasolla.

Jos olet ollut mukana teknologiahankkeissa, tunnistat varmasti tuskan. Totuus on kuitenkin tämä: IT-hankinta, jota ei oikeasti oteta käyttöön organisaatiossa, on turha hankinta. Kun kustannukset ovat sata tuhatta euroa ja saadut hyödyt pyöreät nolla euroa, kannattaa kysyä: onko tässä mitään tolkkua?

Teknologia ei ole suurin este projektin onnistumiselle. Useimmiten onnistumisen esteenä ovat projektiviestintä, käyttöönotto ja sitoutuminen tunnetasolla.

Intranet esimerkiksi on organisaation sisäinen viestintäkanava, joka tarjoaa valtavan potentiaalin. Mutta 99 % työntekijöistä pärjää läpi työpäivänsä vallan mainiosti myös ilman intraa. Sen käyttö ei siis ole pakollista, joten siitä on tehtävä työntekijälle hyödyllistä ja miellyttävää.

Onnistuneen käyttöönoton mahdollistaa onnistunut viestintä sekä projektin sisällä että ulkopuolella.

Matka kohti onnistunutta käyttöönottoa

Seuraavaksi käyn läpi onnistuneen matkan neljä ainesosaa.

Älä yritä heti kääntää koko alusta vaan pilotoi

Pilotoi

Ei kannata haukata liian isoa palaa kerralla.

Pilotointi on fiksua. Koeponnistakaa uutta teknologiaa sitouttamatta koko organisaatiota. Muutos organisaation sisällä tapahtuu yhä harvemmin ylhäältä alaspäin. Muutos saa yhä useammin alkunsa pienemmistä yksiköistä ja tiimeistä.

Millainen kulttuuri teillä vallitsee kokeilun suhteen? Onko teidän organisaatiossanne avoin, kokeilemiseen kannustava kulttuuri vai käytetäänkö teillä WhatsAppia, Slackia tai DropBoxia salassa firman IT-osastolta? Antamalla käyttäjille ”vallan” kokeilla firman siunaamana uusia työtapoja ja -välineitä voimme estää tämän varjo-it:n muodostumisen. Tai vähentää sitä, sillä siellä se jo on, halusit tai et.

Pilotointi voi kestää vaikka kuukauden tai kaksi, riippuen projektin luonteesta. Tärkeintä on kuitenkin määrittää onnistumisen mittarit, kirjata ylös mitä pilotista opittiin ja muodostaa rehellinen mielipide palvelun tai järjestelmän sopivuudesta meille.

Valitse sopiva työkalu projektiviestintään

Projektiviestintä

Panosta viestintäsuunnitelmaan ennen projektin, projektin aikana ja projektin jälkeen.

Projektiviestintä on monitasoista sisäistä viestintää, jossa on mukana esimerkiksi viestinnän, HR:n ja IT:n ihmisiä. Projektissa viestinnän kohteina taas ovat useat sisäiset sidosryhmät kuten johto, loppukäyttäjät, pääkäyttäjät, osastot ja liiketoiminnot. Miten viestit eri ryhmille ennen projektia, projektin aikana ja projektin jälkeen?

Projektin viestintäsuunnitelmaan kannattaa panostaa. Mieti, onko sähköposti esimerkiksi oikea kanava projektin aikaiseen viestintään. Mihin sopimukset, suunnitelmat ja muut tärkeät dokumentit tallennetaan? Usko pois kun sanon, että ei ainakaan sähköpostiin.

Tässä yksi esimerkki, missä käytimme Microsoft Teamsia projektiviestintään ja perinteisiä sähköposteja lähetettiin pyöreät nolla kappaletta.

Panosta koulutukseen ja kerro miten se toimii

Panosta koulutukseen

Osallista ihmisiä ja panosta koulutukseen. Kerro mikä se on ja miten se toimii.

Kyllähän se tiedetään, kaikki uusi tuppaa aiheuttamaan muutosvastarintaa. ”Taas yksi uusi järjestelmä!” -heittoa kuulee usein liitettynä it-projekteihin. Kuinka tämä käännetään voitoksi? Sinun täytyy päihittää ennakkoluulot.

 Kun osallistat käyttäjät mukaan suunnittelemaan tulevaa palvelua, tulee siitä silloin ”meidän palvelu” eikä vain ”IT:n järjestelmä”. 

On tärkeää asettaa realistiset odotukset ja pyrkiä lunastamaan ne. Ota ”vastarannan kiiskit” erityisen huomion kohteeksi ja anna heidän kertoa oma mielipiteensä.

Projektiviestinnän sidosryhmille viestinnän tulee olla kaksisuuntaista. Kun osallistat käyttäjät mukaan suunnittelemaan tulevaa palvelua, tulee siitä silloin ”meidän palvelu” eikä vain ”IT:n järjestelmä”.

Viesti projektista hankkeen aikana eikä vasta lanseerausvaiheessa. Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Kun käyttäjät innostuvat ja lähtevät mukaan pidä huoli, että he pysyvät mukana. Käyttöönotto ei pääty vaan vasta alkaa lanseerauksessa.

Tätä ei voi korostaa tarpeeksi: Älä jätä käyttäjiä yksin vaan hanki heidän luottamuksensa.

Jatka käyttöönottoa

Jatka käyttöönottoa

Älä jätä käyttäjiä yksin.

Jos luulit, että se oli siinä, luulit väärin. Kun uusi palvelu on tullut taloon alkaa ”uuden palvelun kuherruskuukausi”. Sanoisin, että uudella palvelulla on 6kk aikaa näyttää kyntensä.

Tarjoa tukea ja osoita, miten uudet työkalut tukevat työskentelyä. Tue myös uusien työtapojen käyttöönottoa. Kuuntele. Kerää palautetta.

Ei tämä loppujen lopuksi ole sen kummallisempaa kuin kuuluisan keihäänheittäjän saatto kädellä – käden saattaessa pidetään sopivasti ääntä!

Aiheesta lisää

Tartu digitaalisuuteen Välillä tuntuu jopa hieman hassulta puhua digitaalisuudesta. Vielä kymmenisen vuotta sitten digitalisaatio oli vielä uudenkarhea käsite, jossa oli hit...
Meteoriitin kätyrit toimivat liinisti Tiedät varmasti Minionsit, tai Kätyrit suomeksi; ne söpöt keltaiset pallerot, jotka palvelevat kunnianhimoisia pahiksia ja auttavat heitä ilkeiden suu...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...
Groupify – miksi siitä kannattaa innostua? Mikä saa suomalaisen SharePoint-nörtin reagoimaan täysin spontaanisti ja riemastumaan julkisessa kulkuneuvossa? Tietenkin Groupifyn saatavuus tuotanto...
Älä rankaise änkyrää erilaisuudesta Olisipa se helppoa ja mukavaa, jos kaikki ihmiset ymmärtäisivät välittömästi uusien työkalujen hyödyt ja ottaisivat ne kerta heitolla sujuvasti käyttö...

Tietoa kirjoittajasta

Jussi Sivonen

Vanhempi konsultti

jussi.sivonen@meteoriitti.com

+358406790880

Jussi rakentaa parempia sisäisen viestinnän ratkaisuja ja kehittää digityötapoja yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoitukset (6)

Kommentoi