14.5.2018

Case Tehy – sosiaalinen intra vastaa, kun sinne huudetaan 

Tehy on sosiaali- ja terveysalan ammattijärjestö, joka tarjoaa edunvalvontaa yli 160 000 jäsenelleen. Tehyssä on reilut 120 työntekijää ja 13 aluetoimistoa. Lisäksi Tehy-yhteisöön kuuluu kahdeksan ammatillista yhteistyöjärjestöä.

Tehyn työntekijät liikkuvat paljon ja etenkin järjestöpuolella jalkaudutaan paljon ihmisten keskuuteen. Pääsy omiin työkaluihin ja palveluihin ajasta tai paikasta riippumatta on tänä päivänä entistä tärkeämpää liikkuvalle työntekijälle.

Tehyn vanha, SharePoint 2007:n päälle toteutettu intra oli elänyt jo parhaat aikansa ja henkilöstö ei enää jaksanut innostua siitä – tämä kävi ilmi muun muassa henkilöstökyselyssä.  Ensin uudistuivat asiakkaille suunnatut verkkopalvelut ja sen jälkeen oli aika remontoida intra.

”Ihmiset olivat tottuneet käyttämään vanhaa intraa ja lukemaan ilmoituksia, mutta se ei varsinaisesti sujuvoittanut työntekoa. Lisäksi vanhan intran tekohengittäminen ei ollut kestävä ratkaisu”, kertoo Tehyn verkkoasiantuntija Niko Pohjalainen.

Tehy päätti aloittaa intran remontin ja yhtenä tavoitteena oli ottaa digitaaliset työvälineet käyttöön entistä laajemmin. ”Isossa kuvassa tavoite oli siirtyä moderniin ja sosiaalisempaan intranetiin sekä ottaa Office 365:n palvelut käyttöön koko talon sisällä”, Niko toteaa.

Koimme, että meidän kokoiselle työyhteisölle ei ollut järkevää lähteä rakentamaan täysin räätälöityä ratkaisua. Ja jos valmispaketti toimii muillekin, niin miksi ei myös meille. – Niko Pohjalainen, verkkoasiantuntija, Tehy

Alussa pöydällä oli erilaisia vaihtoehtoja, muun muassa täysin räätälöity intranet Drupalin päälle.  ”Mietimme myös täysin custom-ratkaisua, mutta lopulta SharePoint-pohjainen valmisratkaisu alkoi tuntumaan parhaimmalta vaihtoehdolta. Koimme, että meidän kokoiselle työyhteisölle ei ollut järkevää lähteä rakentamaan täysin räätälöityä ratkaisua. Ja jos valmispaketti toimii muillekin, niin miksi ei myös meille”, Niko jatkaa.

Valoa Majakkaan

Tehy etsi pilvipohjaista ratkaisua, jota voisi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. ”Mobiilipääsy ja -käytettävuus oli yksi merkittävä kriteeri. Meidän ihmiset tekevät paljon liikkuvaa työtä, joten tietoon pitää päästä helposti käsiksi,” Niko toteaa.

Tehy etsi ennen kaikkea kumppania, jonka kanssa asiat hoituvat nopeasti. ”Sinisen Meteoriitin ja Valo Intranetin palkinnot saivat kiinnostumaan tuotteesta. Myös Valon koko myyntiprosessi oli hyvin vakuuttava. Tuotetta demottiin hyvin, kysymyksiin vastattiin. Asiantuntijuus vakuutti”, Niko kertoo valintavaiheesta.

Tehyn intranet tunnetaan henkilöstön keskuudessa paremmin nimellä Majakka. Uusi Majakka toteutettiin Valon perusominaisuuksilla. Kaikki tarpeet saatiin hyvin mahtumaan valmisratkaisun sisälle. ”Minkäänlaiselle räätälöinnille ei ollut tarvetta. Halusimme vain mahdollisimman varman ratkaisun”, Niko toteaa.

Tehy Valo Intranet etusivu

Tehyn uudistuneen intran etusivu.

Ennen uuden intran julkaisua tunnelma talon sisällä oli odottava. ”Vanha intra vaikutti toki ihmisten mielikuviin ja hieman jännitettiin, miten uusi ratkaisu otetaan vastaan. Vastaanotto on kuitenkin ollut erittäin hyvä, ja alun ihmettelyjen jälkeen on tullut paljon positiivista palautetta”, Niko jatkaa.

Uutta potkua sisäiseen viestintään

Intranet-projektin yhteydessä myös Office 365:n palveluita otettiin laajemmin käyttöön. Majakan työtilat ja Yammerin käyttöönotto ovat saaneet erityistä kiitosta. ”Aluksi ihmiset olivat hieman hämillään mitä eroa Majakalla ja Yammerilla on. Mutta kun kynnyksen yli päästiin, niin sisäinen viestintä on muuttunut täysin. Tieto on siirtynyt enemmän työtiloihin ja Yammerin puolelle,” Niko toteaa.

Niko nostaa työtilat yhdeksi uudistuksen tärkeimmäksi asiaksi. ”Työtilat ovat meillä todella kovassa käytössä. Sinne menevät työn alla olevat materiaalit ja kokousmuistiot. Työtilojen ja Yammerin käyttäminen on selkeästi vähentänyt massapostittelujen ja sisäisten sähköpostien määrää.,” Niko kertoo.

Myös Yammerista on tullut tehyläisille tärkeä työkalu ja ryhmien välinen viestintä on ylipäätään kehittynyt. ”Yammerista on muodostunut jopa yksi pääkanava keskinäiseen viestimiseen talon sisällä. Suurin osa ryhmistä on avonaisia ja pyörittelemme siellä päivittäisiä työasioita. Se on madaltanut kynnystä kysyä asioita,” Niko toteaa.

Sosiaalinen intranet vastaa, kun sinne huudetaan. Näin ainakin Tehyllä. ”Esimerkiksi yhteisömanagerit ovat saaneet uuden, tärkeän kanavan käyttöönsä. Meille tulee somen kautta paljon kysymyksiä ja tiedusteluja. Jos vastausta ei löydy omasta takaa, niin yhteisömanagerit heittävät nykyään kysymyksen Yammeriin”, Niko kertoo.

 

Lue lisää Valosta

Aiheesta lisää

Digitaalisuus tekee meistä inhimillisempiä Työ on murroksessa ja siitä voi syyttää teknologiaa. Tämä ei kuitenkaan tapahdu nyt ensimmäistä kertaa vaan hyvin samankaltainen ilmiö toteutui jo teo...
Vohvelin perusteet – näin tuunaat vohvelia Mitä eroa on hampurilaisella ja vohvelilla? Nyt ei puhuta ruokalajeista vaan digityötaidoista. Hampurilaisvalikolla viitataan usein kolmen viivan muod...
Digi-taka – näin saat enemmän irti digistä Jos rakastat jalkapalloa, tiedät varmasti käsitteen 'tiki-taka'. Se viittaa nopeaan liikkeeseen ja pallonhallintaan perustuvaan pelityyliin, muun muas...
Tökkiikö teknologia?  Väitän, että onnistunut teknologiaprojekti on 20 % teknologiaa ja 80 % työkulttuuria, työtapoja ja asennetta. Eikö kuulostakin hieman erikoiselta? Onn...
Case Barona – kohti vahvaa intranet-kulttuuria Työelämän ja henkilöstöpalvelun ratkaisuja tarjoavan Baronan vanhasta intranetista oli tullut tiedon hautuumaa. Uudet työntekijät eivät jaksaneet enää...
Viikon vohveli – Microsoft Forms on helpoin tapa kysyä nopeita mielipiteitä Unohda avokonttori-circuit, kysy kaikkien näkemystä Microsoft Formsin avulla. Tämä paljon tehokkaampi mielipidejumppa takaa paremman lopputuloksen. ...