14.5.2018

Case Tehy – sosiaalinen intra vastaa, kun sinne huudetaan 

Tehy on sosiaali- ja terveysalan ammattijärjestö, joka tarjoaa edunvalvontaa yli 160 000 jäsenelleen. Tehyssä on reilut 120 työntekijää ja 13 aluetoimistoa. Lisäksi Tehy-yhteisöön kuuluu kahdeksan ammatillista yhteistyöjärjestöä.

Tehyn työntekijät liikkuvat paljon ja etenkin järjestöpuolella jalkaudutaan paljon ihmisten keskuuteen. Pääsy omiin työkaluihin ja palveluihin ajasta tai paikasta riippumatta on tänä päivänä entistä tärkeämpää liikkuvalle työntekijälle.

Tehyn vanha, SharePoint 2007:n päälle toteutettu intra oli elänyt jo parhaat aikansa ja henkilöstö ei enää jaksanut innostua siitä – tämä kävi ilmi muun muassa henkilöstökyselyssä.  Ensin uudistuivat asiakkaille suunnatut verkkopalvelut ja sen jälkeen oli aika remontoida intra.

”Ihmiset olivat tottuneet käyttämään vanhaa intraa ja lukemaan ilmoituksia, mutta se ei varsinaisesti sujuvoittanut työntekoa. Lisäksi vanhan intran tekohengittäminen ei ollut kestävä ratkaisu”, kertoo Tehyn verkkoasiantuntija Niko Pohjalainen.

Tehy päätti aloittaa intran remontin ja yhtenä tavoitteena oli ottaa digitaaliset työvälineet käyttöön entistä laajemmin. ”Isossa kuvassa tavoite oli siirtyä moderniin ja sosiaalisempaan intranetiin sekä ottaa Office 365:n palvelut käyttöön koko talon sisällä”, Niko toteaa.

Koimme, että meidän kokoiselle työyhteisölle ei ollut järkevää lähteä rakentamaan täysin räätälöityä ratkaisua. Ja jos valmispaketti toimii muillekin, niin miksi ei myös meille. – Niko Pohjalainen, verkkoasiantuntija, Tehy

Alussa pöydällä oli erilaisia vaihtoehtoja, muun muassa täysin räätälöity intranet Drupalin päälle.  ”Mietimme myös täysin custom-ratkaisua, mutta lopulta SharePoint-pohjainen valmisratkaisu alkoi tuntumaan parhaimmalta vaihtoehdolta. Koimme, että meidän kokoiselle työyhteisölle ei ollut järkevää lähteä rakentamaan täysin räätälöityä ratkaisua. Ja jos valmispaketti toimii muillekin, niin miksi ei myös meille”, Niko jatkaa.

Valoa Majakkaan

Tehy etsi pilvipohjaista ratkaisua, jota voisi käyttää ajasta ja paikasta riippumatta. ”Mobiilipääsy ja -käytettävuus oli yksi merkittävä kriteeri. Meidän ihmiset tekevät paljon liikkuvaa työtä, joten tietoon pitää päästä helposti käsiksi,” Niko toteaa.

Tehy etsi ennen kaikkea kumppania, jonka kanssa asiat hoituvat nopeasti. ”Sinisen Meteoriitin ja Valo Intranetin palkinnot saivat kiinnostumaan tuotteesta. Myös Valon koko myyntiprosessi oli hyvin vakuuttava. Tuotetta demottiin hyvin, kysymyksiin vastattiin. Asiantuntijuus vakuutti”, Niko kertoo valintavaiheesta.

Tehyn intranet tunnetaan henkilöstön keskuudessa paremmin nimellä Majakka. Uusi Majakka toteutettiin Valon perusominaisuuksilla. Kaikki tarpeet saatiin hyvin mahtumaan valmisratkaisun sisälle. ”Minkäänlaiselle räätälöinnille ei ollut tarvetta. Halusimme vain mahdollisimman varman ratkaisun”, Niko toteaa.

Tehy Valo Intranet etusivu

Tehyn uudistuneen intran etusivu.

Ennen uuden intran julkaisua tunnelma talon sisällä oli odottava. ”Vanha intra vaikutti toki ihmisten mielikuviin ja hieman jännitettiin, miten uusi ratkaisu otetaan vastaan. Vastaanotto on kuitenkin ollut erittäin hyvä, ja alun ihmettelyjen jälkeen on tullut paljon positiivista palautetta”, Niko jatkaa.

Uutta potkua sisäiseen viestintään

Intranet-projektin yhteydessä myös Office 365:n palveluita otettiin laajemmin käyttöön. Majakan työtilat ja Yammerin käyttöönotto ovat saaneet erityistä kiitosta. ”Aluksi ihmiset olivat hieman hämillään mitä eroa Majakalla ja Yammerilla on. Mutta kun kynnyksen yli päästiin, niin sisäinen viestintä on muuttunut täysin. Tieto on siirtynyt enemmän työtiloihin ja Yammerin puolelle,” Niko toteaa.

Niko nostaa työtilat yhdeksi uudistuksen tärkeimmäksi asiaksi. ”Työtilat ovat meillä todella kovassa käytössä. Sinne menevät työn alla olevat materiaalit ja kokousmuistiot. Työtilojen ja Yammerin käyttäminen on selkeästi vähentänyt massapostittelujen ja sisäisten sähköpostien määrää.,” Niko kertoo.

Myös Yammerista on tullut tehyläisille tärkeä työkalu ja ryhmien välinen viestintä on ylipäätään kehittynyt. ”Yammerista on muodostunut jopa yksi pääkanava keskinäiseen viestimiseen talon sisällä. Suurin osa ryhmistä on avonaisia ja pyörittelemme siellä päivittäisiä työasioita. Se on madaltanut kynnystä kysyä asioita,” Niko toteaa.

Sosiaalinen intranet vastaa, kun sinne huudetaan. Näin ainakin Tehyllä. ”Esimerkiksi yhteisömanagerit ovat saaneet uuden, tärkeän kanavan käyttöönsä. Meille tulee somen kautta paljon kysymyksiä ja tiedusteluja. Jos vastausta ei löydy omasta takaa, niin yhteisömanagerit heittävät nykyään kysymyksen Yammeriin”, Niko kertoo.

 

Lue lisää Valosta

Aiheesta lisää

Moderni SharePoint – mitä, missä, milloin ja miksi? Kirjoitimme aikaisemmin jo mitä moderni SharePoint tarkoittaa Valon näkökulmasta. Sivosen Jussi avaa tässä tekstissä kattavasti mikä moderni SharePoin...
Näin saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi – kymmenen vinkkiä Edelleen liian usein kuulee, kuinka taloon hankittiin uutta järjestelmää isolla hintalapulla, mutta käyttäjiä ei näkynyt missään. Tai hommattiin lisen...
Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen  Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musi...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...