- 24.5.2018

Digitaalisen työympäristön 5 trendiä 

Työympäristöt kuluttajistuvat ja arjesta tutut palvelut jalkautuvat entistä vahvemmin myös työelämään.

Vaikka työpäiväkokemus jää edelleen usein asiakaskokemuksen jalkoihin, organisaatiot alkavat hiljalleen ymmärtämään työpäiväkokemuksen merkityksen liiketoiminnan perustana ja asiakaskokemuksen rakentajana. Monet organisaatiot näkevätkin jo työpäivän yhtä tärkeänä strategisena asiana kuin asiakaskokemuksen. 

Käyn seuraavaksi läpi 5+1 digitaalisia työympäristöjä muokkaavaa trendiä, joihin olemme törmänneet omissa projekteissamme nyt vuoden ensimmäisellä puoliskon aikana. Viimeinen trendi on bonus, joka liittyy jokaiseen alla olevista trendeistä. 

Toivottavasti seuraavista huomioista on apua, kun lähdette miettimään miten omaa työympäristöä voisi kehittää. 

Mobiili, mobiili, mobiili

Törmäsin jo vuosia sitten pysäyttävään tilastoon: maailmassa on enemmän matkapuhelimia kuin hammasharjoja! 

Mobiilin merkitys digitaalisissa työympäristöissä kasvaa yhä. Tämä trendi näkyy selvästi myös Microsoftin panostuksissa – esim. moderni SharePoint, Teams.

Digitaaliset työympäristöt eivät ole enää täysin suljettuja ekosysteemejä, joihin pääsee vain toimiston verkossa. Organisaatiot alkavat viimeinkin ymmärtämään kenttätyöntekijöiden tarpeita. Ja tässä nimenomaan korostuu mobiilin rooli. Omaa työtä tukevia digitaalisia työkaluja tarvitaan myös kentällä, esimerkiksi rakennustyömaalla. 

Pienten, tiettyihin työtehtäviin erikoistuneiden ja kenttätyön sujuvuutta parantavien sovellusten määrä kasvaa. Ja suuri osa näistä sovelluksista toteutetaan no-code tai low-code työkaluilla, kuten esimerkiksi Microsoftin PowerAppsilla.

Digitaalinen työympäristö

Mobiilin merkitys jatkaa kasvuaan.

On hyvä tiedostaa, että jokainen ongelma ei vaadi räätälöityä sovelluskehitystä. Jos organisaatiostasi löytyy Office 365:n lisenssi, niin kannattaa oikeasti perehtyä siihen mitä paketin mukana tulee. 

Työympäristön kuluttajistuminen tarkoittaa, että henkilöstö odottaa samanlaisia käyttökokemuksia kuin työn ulkopuolellakin. Ja tässä yhtälössä mobiililla on tärkeä rooli.  

There’s an app for that!

Tämä liittyy hyvin vahvasti edelliseen kohtaan. Jokaiselle asialle tuntuu löytävän oma sovelluksensa, niin kotona kuin työpaikalla. Työympäristöjen kannalta tämä aiheuttaa päänvaivaa etenkin IT-osastoille, mutta myös muille. IT:n painajainen on mörkö nimeltä varjo-IT eli kaikki lukuisat pilvipalvelut, jotka asustavat jossain virallisen tiedonhallinnan ulkopuolella. 

Tässä hieman purtavaa. Ciscon tekemän tutkimuksen mukaan pilvipalveluiden määrä organisaatiossa on yli 15 kertainen suhteessa organisaatioiden IT-osastojen arviointeihin. 

Varjo-IT tai sovelluskaaos on mörkö, jota ei kesytetä pelkillä kielloilla. Jos lähtökohtana on kieltää kaikki ylimääräiset työkalut, joita henkilöstö tykkää käyttää, niin täytyy pitää huoli, että firman viralliset työkalut ovat oikeasti miellyttäviä käyttää. 

Kieltämisen sijaan varmista, että viralliset työkalut ovat helppokäyttöisiä, ohjeistukset ovat selkeitä ja tukea on tarjolla. Kaikkia ei ole varustettu milleniaalien mindsetillä, joten kuuluisille tyhmille kysymyksille pitää olla tilaa työkulttuurissa. 

Käytännön tasolla löytyy muutama työkalu tiedonhallinnan selkeyttämiseen ja varjo-it:n kesyttämiseen. Kerromme näistä mielellämme lisää. 

Sisäinen UI ja UX

Tämäkin liittyy selkeästi kahteen edelliseen trendiin. Mistä johtuu, että firman sisäiset työkalut ja järjestelmät ovat tyypillisesti niitä kaikista epämiellyttävimpiä käyttää? Miksi omiin järjestelmiin ei panosteta samalla tavalla kuin ulkoisiin järjestelmiin ja palveluihin? 

Mistä ylipäätään juontaa ajatus, että ulospäin suunnattujen palveluiden pitää näyttää paremmalta kuin omien sisäisten palveluiden? Ei, molempien pitää olla toimivia ja hyvännäköisiä. 

On ihan selvää, että myös työpäivät tarvitset palvelumuotoilua, sekä UX että UI-suunnittelua. Digipalvelujen UX- ja UI-trendit jalkautuvat entistä nopeammin myös sisäisiin palveluihin, oli kyse Material Designin kaltaisista kehikoista tai Design Systems -tyylisistä ajattelumalleista. 

Lyhyesti sanottuna, designin merkitys digitaalisissa työympäristö kasvaa huomattavasti. Nähdäänkö kohta jo ensimmäinen työpäiväkokemuksen johtaja? Tai Workday UX designer? 

Sosiaalinen intra 

Sosiaalisesta intrasta on puhuttu jo vuosia, ja vasta nyt tämä alkaa realisoitumaan monen organisaation kohdalla. Pelkkä Yammerin asentaminen ei tarkoita vielä sosiaalista intraa. 

Sosiaalisuus ilmenee keskusteluiden ja kommentointien muodossa. Ylipäätään ensimmäinen askel kohti sosiaalista intraa on se, että käyttäjät oikeasti löytävät tiensä intraan.

Sosialinen intranet

Sosiaalisen intran perusvaatimus on, että käyttäjät löytävät tiensä intraan.

Yksi sosiaalisen intran piirre on myös pelillistämisen keinojen lisääntyminen intranet-ympäristöissä. Hyviä esimerkkejä tällaisista ovat erilaiset idea- ja äänestystyökalut (kuten esimerkiksi Valon Idea Management). 

Tässä muutama prosessi, joita voi helposti pelillistää: 

  • Uuden työntekijän perehdytyspolku 
  • Matka – ja kululaskut – mitä jos käyttäjä palkittaisin jotenkin kuittirumban hoitamisesta? 

Olemme projekteissamme päässeet todistamaan miten esimerkiksi Yammerista tulee merkittävä sisäisen viestinnän kanava jossa suurin osa kanavista pidetään täysin avoimina. Tutustu esimerkiksi Tehyn keissiin, jossa Yammer on tehostanut huomattavasti sisäistä viestintää. 

Video killed the radiostar eli videossa on voimaa

Videossa on edelleen voimaa. Videon merkitys sisäisessä viestinnässä on kasvanut hurjasti viimeisen muutaman vuoden aikana, eikä stoppia näy. 

Organisaatiot hyödyntävät enemmän ja enemmän videoita sekä omien sisäisten että esimerkiksi kumppaneille suunnattujen ohjeistusten tai tuokioiden toteuttamisessa. Mobiililaitteita käytetään jo runsaasti sisäisten videoiden toteuttamiseen, ja videot julkaistaan mobiilin avulla suoraan joko intranetiin tai extranetiin. 

Videon avulla sisällöt saa pureskeltua helposti omaksuttavaan muotoon. Vaikka videoiden kuvaaminen ja julkaisu on helppoa, niin sisältö on edelleen kuningas ja kuningatar. Eli jos videon käyttö sisäisessä viestinnässä kiinnostaa, niin nyt kannattaa alkaa opettelemaan tarinankerronnan perusteita.

Digitaalinen työympäristö ja etätyö

Etänä kannattaa hyödyntää videota.

Toinen tähän liittyvä trendi koskee videopuheluita. Yksi asia, mihin mekin yritämme asiakkaitamme kannustaa, on videoiden hyödyntäminen omassa viestinnässä ja etäkokouksissa. Edelleen monissa organisaatioissa vedetään lähtökohtaisesti ääni edellä, ilman kuvaa. 

Henkilökohtaiset tapaamiset synnyttävät kuitenkin usein parempia tuloksia kuin teksti tai ääni. Videopuhelu korvaa kaikista parhaiten henkilökohtaista tapaamisen. On tärkeää keskusteluun mukaan myös ne pienet visuaaliset vihjeet siitä, mitä kukakin tuntee ja ajattelee. 

+1 trendi – Analytiikan merkitys

Verkkoanalytiikan merkitys kasvaa entisestään myös digitaalisten työympäristöjen puolella. KPI:t ja dashboard-näkymät tekevät tuloaan vahvasti myös digitaalisten työympäristöjen puolelle. 

’Musta tuntuu’ ei enää riitä. Kehitystoimet ja investoinnit on helppo perustella datan avulla. Jos kukaan ei ole vielä kertaakaan löytänyt neljän klikin päässä olevaa alasivustoa nimeltä ’Myynnin työkalupakki’, niin tästä voi vetää johtopäätöksiä. 

Laita Google Analytics ja Hotjar kiinni intraan ja laita KPI:t jakeluun reaaliaikaisella dashboardilla, jonka voit helposti toteuttaa Power BI:n avulla. 

Aiheesta lisää

Meteoriitin kätyrit toimivat liinisti Tiedät varmasti Minionsit, tai Kätyrit suomeksi; ne söpöt keltaiset pallerot, jotka palvelevat kunnianhimoisia pahiksia ja auttavat heitä ilkeiden suu...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...
Groupify – miksi siitä kannattaa innostua? Mikä saa suomalaisen SharePoint-nörtin reagoimaan täysin spontaanisti ja riemastumaan julkisessa kulkuneuvossa? Tietenkin Groupifyn saatavuus tuotanto...
Älä rankaise änkyrää erilaisuudesta Olisipa se helppoa ja mukavaa, jos kaikki ihmiset ymmärtäisivät välittömästi uusien työkalujen hyödyt ja ottaisivat ne kerta heitolla sujuvasti käyttö...
Office 365 Keep on Track -webinaari kesäkuu 2018 Kesäkuun webinaari on takana, ja osallistujia jälleen kiitettävästi mukana. Varsin aktiivista yleisöä meillä näyttää olevan, ja saimme taas paljon hyv...

Tietoa kirjoittajasta

Tytti Hallavo

Liiketoimintajohtaja

tytti.hallavo@meteoriitti.com

+358 50 408 9294

Tytillä on vahva osaaminen verkkopalveluhankkeiden ja projektitoimitusten ohjauksesta ja yli vuosikymmenen kokemus asiantuntijaorganisaatioiden johtamisesta. Uransa aikana Tytti on toiminut verkkopalveluiden kehittämishankkeiden parissa sekä asiakasorganisaatioissa että palvelun toimittajan roolissa. Hän on aiemmin toiminut projektitoiminnan johtotehtävissä Tiedolla, Trainers’ Housessa, Satama Interactivessa ja Quartalissa.

Kirjoitukset (8)

Kommentti artikkeliin “Digitaalisen työympäristön 5 trendiä 
  1. Leila Teräsalmi-Sovijärvi sanoo:

    Äidinkielessä olisi huoltamista!

Kommentoi