1.8.2018

Teosto panostaa digitaalisen työn kehittämiseen 

Digitalisaation vaikutuksilta ei ole välttynyt mikään organisaatio. Musiikkiteollisuudessa digitalisaation murros on tuottanut valtavia muutoksia musiikin tekemiseen, jakeluun ja kuluttamiseen.  

Teosto edustaa säveltäjiä, sanoittajia, sovittajia ja musiikinkustantajia. Digitalisaatio on tuonut oman haasteensa musiikin oikeuksien valvontaan ja tekijöiden etujen vaalimiseen. Muutos näkyy toki ulkoisesti, mutta myös sisäisesti.

”Digitalisaatio ei ole vaikuttanut Teoston perustehtävään, joka on pääosiltaan tietojenkäsittelyä, mutta asiointi muuttuu ja uusia liiketoimintamahdollisuuksia syntyy”, kertoo Teoston IT ja tietoturvapäällikkö Harri Ahokas.

Kun palvelut digitalisoituvat myös työn täytyy digitalisoitua. Teoston pidemmän aikavälin tavoite on kirjattu heidän sisäiseen digityön visioonsa. Digityön visio 2020 on ytimekkäästi kiteytetty seuraavasti: ”Teoston jokainen työntekijä tekee tehokkaammin ja fiksummin töitä, hyödyntäen digitaalista toimintaympäristöä sujuvasti ajasta ja paikasta riippumatta”.

Tätä visiota lähdimme rakentamaan yhdessä Teoston kanssa.

Konkreettista dataa kehittämisen tueksi

IT-strategian mukaisesti, Teoston tavoite oli siirtyä pilvipalveluihin. Office 365 oli osa strategiaa, ja seuraava askel oli panostaa sen käyttöönottoon.

”Uusia työkaluja oli niin paljon, että piti saada tukea. Emme halunneet ottaa työkaluja vain teknisesti käyttöön vaan aidosti osaksi työn tekemistä ja kulttuuria”, Harri toteaa.

Kyse ei ollut vain IT:n tai viestinnän projektista vaan muutos koski kaikkia teostolaisia ja yhteistä työskentelykulttuuria. Digityön kehittämisen tueksi Teosto perusti digityön ohjausryhmän, jossa sitoutettiin IT:n, viestinnän, myynnin, asiakaspalvelun ja johdon ihmisiä.

”Keskeisin haaste Office 365:n jalkauttamisen kanssa oli työvälinelähtöisyys. Eli työkalut piti saada tukemaan työntekoa ja tekemisen kulttuuria, eikä työtä kehittää työkalujen ehdoilla”, viestinnän suunnittelija Lauri Laavakari kertoo.

Kyse ei ollut vain IT:n tai viestinnän projektista vaan muutos koski kaikkia teostolaisia ja yhteistä työskentelykulttuuria.

Projekti käynnistyi Telakalla eli digityön lähtötilannekartoituksella.

”Tulokset eivät sinänsä yllättäneet, mutta vahvistivat näkymyksiämme. Olimme tehnyt vastaavaa tilannekartoitusta aiemmin vuosia sitten. Nyt oli hyvä jälleen saada dataa ja konkreettista näyttöä haasteista”, Harri kertoo.

Lopulta valittiin tärkeimmät kehityskohteet. ”Digityön kehittämisessä lähdimme panostamaan erityisesti dokumentinhallintaan, yhteisten pelisääntöjen laatimiseen sekä etätyön tukemiseen. Yhtenä tavoitteena oli päästää eroon sähköpostien liitetiedostoista ja verkkolevyistä”, Lauri jatkaa.

Projekti jatkui työpajoina, joita järjestettiin kahdenlaisia. Aluksi oli kädet saveen -työpajoja, joissa käytiin läpi muun muassa työtilojen käyttöä ja Yammeria. Lisäksi koko henkilöstölle järjestettiin Office 365 -koulutus, jossa käytiin läpi eri työkaluja, digityön kehittämisen tavoitteita ja sitä, miten työkalut konkreettisesti näkyvät jatkossa teostolaisten omassa arjessa.

Teoston dokumenttikirjastot siirrettiin SharePointiin. Yammerista tuli organisaation sisäinen some ja keskustelukanava. Aiemmin jokaisella Teosten työntekijällä oli oma verkkolevynsä, joka korvattiin OneDrivella.

”Koko porukan koulutus oli tärkeä asia, sillä se kristallisoi henkilöstön mielessä työn muutoksen, miten se tulee vaikuttamaan omaan päivittäiseen tekemiseen”, Lauri kertoo.

Sisäinen some on kaikkien asia

Projektin yhteydessä remonttiin meni myös Teoston intranet, joka oli aiemmin rakennettu Lotus Notesin päälle. Uudesta intrasta haluttiin keskusteleva ja sosiaalinen.

Teosto Valo Intranet

Näkymä Teoston uuden intranetin etusivulta.

”Intran piti sopia yhteen Office 365:n kanssa. Meillä ei itsellämme ollut talon sisällä vahvaa SharePoint-osaamista, jotta olisimme itse voineet rakentaa intran. Eri vaihtoehdoista Valo-paketti oli sopivin meille. Erityisesti jatkuva ylläpito ja versiopäivitykset puhuttelivat meitä”, Lauri toteaa.

Intranet rakennettiin pitkälti Valon perusominaisuuksilla. Etusivulta löytyy uutiset ja tapahtumat, viimeisimmät Yammer-keskustelut sekä Tutustu työkaveriin -osio, jossa esitellään säännöllisesti sekä uusia että vanhoja teostolaisia. Yhdellä hakutoiminnolla pääsee käsiksi olennaiseen tietoon.

Uuden intran myötä, sisäisen viestinnän roolia myös pohdittiin uudelleen. ”Sisäinen viestintä oli aiemmin kovin organisaatiolähtöistä ja pitkälti viestinnän, HR:n ja IT:n harteilla. Halusimme laajentaa sisällöntuottajien porukkaa ja osallistaa koko organisaatiota mukaan sisällöntuotantoon. Viestintä ei ole se kuka hoitaa kaiken, vaan viestintä pikemminkin auttaa ja koordinoi”, Lauri toteaa.

Yhteistyöstä

Sinisen Meteoriitin vanhempi konsultti Heli Böhm on toiminut Teostolla projektipäällikön roolissa ja Office 365 advisor -roolissa.

”Yhteistyö on ollut erinomaista. Tuki on ollut tärkeää, ihmiset ovat saaneet kysyä Heliltä intran ominaisuuksista sekä Office 365 -työkaluista,” Lauri kertoo.

Näissä tunnelmista jatkuu matka kohti digityön visiota.

Aiheesta lisää

Miten miljoona käyttäjää saadaan yhden pöydän äärelle? Heinäkuussa rikottiin rajoja muuallakin kuin lämpötiloissa. Valo Intranetin maailmanlaajuisten käyttäjien määrä kasvoi yli miljoonan. Mistä tämä kerto...
Tartu digitaalisuuteen Välillä tuntuu jopa hieman hassulta puhua digitaalisuudesta. Vielä kymmenisen vuotta sitten digitalisaatio oli vielä uudenkarhea käsite, jossa oli hit...
Parempia palveluita liikkuville työntekijöille – Lahden kaupunki  Lahden kaupunki siirtää IT-infraansa pilveen ja samassa yhteydessä uusintaan meni omilla palvelimilla sijaitseva ja SharePoint 2013:n päälle toteutett...
Viestintää yli brändirajojen – DEN Kun 170 hengen organisaatio kasvaa 520 hengen organisaatioksi, on pakko hieman pohtia uudelleen sisäisen viestinnän pelimerkkejä.  Konsernin strate...
Groupify – miksi siitä kannattaa innostua? Mikä saa suomalaisen SharePoint-nörtin reagoimaan täysin spontaanisti ja riemastumaan julkisessa kulkuneuvossa? Tietenkin Groupifyn saatavuus tuotanto...
Älä rankaise änkyrää erilaisuudesta Olisipa se helppoa ja mukavaa, jos kaikki ihmiset ymmärtäisivät välittömästi uusien työkalujen hyödyt ja ottaisivat ne kerta heitolla sujuvasti käyttö...