- 22.8.2018

Näin saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi – kymmenen vinkkiä

Edelleen liian usein kuulee, kuinka taloon hankittiin uutta järjestelmää isolla hintalapulla, mutta käyttäjiä ei näkynyt missään. Tai hommattiin lisenssit kaikkien huulilla olevaan kuumaan SaaS-palveluun, mutta lisenssien käyttöasteet jäivät pahasti miinuksen puolelle. 

Mihin käyttäjät kaikkosivat? Miksi oma porukka ei innostunut uusista leluista?

Seuraavat kommentit kuvailevat tyypillisimpiä tilanteita käyttäjien kaikkoamiselle:

”Se ei vain ole kovin innostava…”

”Ei kai taas uusi järjestelmä!!! En oppinut käyttämään edellistäkään…”

”Mitä hyötyä tästä on minulle?”

”Ei kiitos. Käytän mieluummin Dropboxia, Facebookia ja muita suosikkipalveluitani.”

”En löydä sieltä mitään!”

Huonosti suunniteltuja järjestelmiä toki löytyy yhä, mutta monesti ongelmat ovat alkujaan inhimillisiä.

Jos haluat saada käyttäjät ja henkilöstön innostumaan uudesta intrasta (tai mistä tahansa muusta sisäisestä järjestlelmästä), sinun täytyy ajatella asiaa kokonaisvaltaisemmin.

Pelkkä teknologinen ajattelumalli ei riitä. Tarvitset digin rinnalle analogisia elementtejä.

Tässä kymmenen vinkkiä, joiden avulla saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi.

1. Selkeytä vastuut

Onhan vastuualueet selvillä ennen projektin käynnistymistä? Intranet-projekti ei ole IT:n asia. Se ei myöskään ole viestinnän tai HR:n asia. Se on vähintäänkin kaikkien näiden yhteispeliä. Jokaisella on oma vastuualueensa projektin maaliin viemisessä.

Mitä paremmin saat jokaisen liiketoimintayksikön vetäjän osaksi projektia, sitä suuremmalla todennäköisyydellä saat ihmiset ihastumaan uuteen intraasi.

2. Ota käyttäjät (henkilöstö) mukaan jo suunnitteluvaiheessa

Sitouta omaa porukkaa intran konseptointiin suunnitteluvaiheessa, jotta intra tuntuu omalta jo lanseerausvaiheessa.

Projekti menee metsään, jos et kartoita oikeita käyttäjätarpeita ennen teknistä rykäisyä. Intra-projekti eroaa monesta muusta digitaalisen palvelun suunnitteluprojektista siinä, että loppukäyttäjät ovat ympärilläsi. Tämä helpottaa käyttäjien toiveiden kartoittamista ja sitouttamista.

Älä toista samoja virheitä toista kertaa.

3. Viesti selkeästi mitä muutos tarkoittaa

Kun siirrytään vanhasta uuteen, vastarintaa löytyy varmasti. On hyvin tärkeää viestiä henkilöstölle mitä muutos tarkoittaa, miten muutos vaikuttaa ihmisten arkeen käytännön tasolla.

Jos edessä on esimerkiksi siirtymä pilveen, kerro selkeästi, miten se vaikuttaa käytännön työhön – jos esimerkiksi verkkolevyt poistuvat käytöstä kokonaan, kerro mihin ja miten tiedostot jatkossa tallennetaan.

Viestintä ei voi tapahtua kertarykäisynä, sen pitää olla jatkuvaa. Kerro mitä tapahtuu projektin aikana, käyttöönoton hetkellä ja käyttöönoton jälkeen.

4. Panosta moderniin käyttökokemukseen

The Internal Data Corporationin mukaan vuonna 2020 noin 72 % amerikkalaisesta työvoimasta on liikkuvia työntekijöitä. Trendi varmasti seuraa myös Eurooppaan asti. Eli mobiililla on merkitystä.

Jos intran käyttökokemus ei ole moderni, ja sellainen mihin ihmiset ovat esimerkiksi vapaa-ajallaan tottuneet, niin pettymys on hyvin todennäköistä.

Mobiiliystävällisen käyttöliittymän ohella panosta myös selkeään informaatioarkkitehtuuriin ja käytä runsaasti kuvitusta tekstin ohella, mutta pidä huoli myös, että intran sivujen lataamisajat pysyvät järkevinä.

Valo käyttöliittymä

Käyttäjät odottavat tänä päivänä mobiililaitteille optimoitua käyttökokemusta.

5. Tee kokemuksesta yksilöllinen

Kaikki tieto ei ole kaikille. Jos mahdollista, pyri tekemään käyttökokemuksesta yksilöllinen. Jos henkilö kuuluu organisaation myyntitiimiin, Power BI-raportti tärkeimmistä tunnusluvuista intran etusivulla tuntuu melko hyvältä!

Tai, personoi sisältöjä vähintääkin paikkakohtaisesti. Nosta esimerkiksi oman toimipisteen uutiset etusijalle globaaleihin tiedotteisiin nähden.

6. Lanseeraa ja juhli

Tätä ei voi ylikorostaa: jos et lanseeraa, niin he eivät tule. Lanseeraus on olennainen osa intranet-projektia ja sisäistä viestintää.

Lanseeraus on hetki, jolloin kaikki muuttuu. Valmista siis ihmisiä muutokseen, ja juhli muutosta!

Ilmainen vinkki lanseerauskampanjalle. Järjestäkää vanhalle intralle hautajaiset ja uudelle ristiäiset tai nimijuhlat!

7. Pidä intra tuoreena

Jos vanhan intran tiedot pääsivät vanhentumaan pahemman kerran, älä anna saman tapahtua uudelle intrallesi.

Valo Intranetin kanssa intra-alusta pysyy toki tuoreena, mutta sisällöstä ei tekniikka pysty vastaamaan. Tehkää sisällön ylläpidosta suunnitelmallista, ja pitäkää huoli, että vastuut ovat selvillä.

8. Kouluta, kouluta ja kouluta

Kun uusi intra tulee käyttöön, tuki ei saa loppua kesken. Aina pitää löytyä paikka tyhmille kysymyksille.

Yksi intranet-projektien perisyntejä on koulutuksen puute. Intra lanseerataan ja yhden koulutussetin jälkeen käyttäjät ovat omillaan. Ei näin.

Jos teillä on esimerkiksi Yammer käytössä, luo intranet-kysymyksille omistettu ryhmä. Tarjoa myös mahdollisuutta henkilökohtaiseen opastukseen.

9. Älä vain kerro tai sano vaan osallista ja pelillistä

Jos haluat saada sosiaalisen intran kukkimaan ja sykkimään, tarvitset hieman luovuutta. Keksi erilaisia tapoja osallistaa ihmisiä ja palkitse käyttäjiä aktiivisuudesta.

Hyvä esimerkki tästä on Valon Idea Management.

Valo Idea Management

10. Kuuntele dataa

Älä luota vatsanpohjan tuntemuksiin vaan seuraa analytiikan avulla mitä käyttäjät intrassa oikein tekevät. Älä kiinnitä liikaa huomioita yksittäisiin tapahtumiin vaan seuraa trendejä.

Mihin käyttäjät surffaavat etusivulta? Käykö kukaan lukemassa uutisia? Mitkä sisällöt kiinnostavat?

Intra ei ole kerrasta valmis vaan kehittäminen on osa intran ylläpitoa. Jatkokehityksen on kuitenkin hyvä perustua johonkin konkreettiseen.


Jos haluat nähdä ja kokea miltä moderni intranet tuntuu, varaa maksuton Valo-demo.

Aiheesta lisää

Moderni SharePoint on yhtä kuin moderni Valo Moderni SharePoint tekee tuloaan vahvasti. Mistä modernissa SharePointissa oikein on kyse? Se tarjoaa täysin uudenlaisen SharePoint-käyttökokemuksen. ...
Valo Intranet valittiin jälleen Euroopan parhaaksi Valo Intranet valittiin jo toista kertaa peräkkäin Euroopan parhaaksi Intranet/Extranet -ratkaisuksi European SharePoint Conference 2017 -tapahtumassa...
Valo Intranet kilpailee jälleen parhaan intran ja parhaan mobiiliratkaisun palkinnosta Valo Intranet on jälleen ehdolla vuoden European SharePoint Conference -tapahtumassa. Viime vuonna Valo valittiin Euroopan parhaaksi intranet-ratkaisu...
Moderni intranet yhdistää 8000 VodafoneZiggo työntekijää Vodafone Groupin ja Liberty Globalin fuusion jälkeen tänä vuonna, 8 000 VodafoneZiggo-työntekijää Alankomaissa tarvitsi uuden yhteistyöalustan, joka o...
Case Eldon: Modernilla intralla globaalia yhteistyötä Eldon on valmistanut ratkaisuja sähkölaitteiden suojaukseen vuodesta 1922 lähtien. Eldon-tuotteita valmistetaan kahdessa huippuluokan tehtaassa Romani...
Norwegian Church Aid luottaa Valoon Norwegian Church Aid allekirjoitti sopimuksen Office 365:lle pohjautuvan Valo Intranetin toimituksesta. Koska Norwegian Church Aid on yksi Pohjoismaid...

Kommentoi