4.2.2019

Case Sininauhasäätiö – viestinnällinen intranet ja yhteiset toimintatavat

Sininauhasäätiö-konserni tarjoaa palveluiden ulkopuolelle joutuneelle kodin ja tuen sekä puolustaa hänen oikeuksiaan ja ihmisarvoaan. Konserniin kuuluvat yleishyödyllinen järjestö Sininauhasäätiö sekä päihde- ja mielenterveysehtoista asumispalvelua sekä katkaisu- ja vieroitushoitopalveluita tarjoava Sininauha Oy. 

Konsernin alaisuudessa toimivat organisaatiot olivat toimineet omissa toimintaympäristöissään eikä yhteistä kanavaa tiedottamiseen ollut. Sisäisessä viestinnässä oli valtava aukko.

”Kun yhteistä intraa ei ollut, esimerkiksi yhteystiedot olivat kadoksissa. Sisäisen viestinnän aukkoa yritettiin paikata muun muassa uutiskirjeillä”, kertoo Sininauhasäätiön viestintäpäällikkö Sari Saaristo.

Erilliset toimintaympäristöt aiheuttivat myös käytännön ongelmia. Toisen organisaation jäsenillä ei ollut esimerkiksi pääsyä toisen organisaation kiintolevylle. Myös yhteiset kalenterivaraukset tuottivat päänvaivaa.

Organisaatiomuutoksen seurauksena sekä säätiö- että palvelutoiminta siirtyivät yhteisen hallinnon alle. Muutoksen seurauksena Sininauhasäätiö halusi myös pysyvästi paikata viestinnällisen aukon sekä rakentaa yhden ja yhteisen intranetin koko konsernille.

”Tavoitteena oli saada viestinnällinen intranet sekä yhteiset käytännöt tiedon jakamiseen ja käyttämiseen, jotta tiedostot eivät enää kasautuisi papereina pöydille,” Sari toteaa.

Lähtötilanteessa intranet-uudistukseen suhtauduttiin pienellä varauksella.

”Monilla oli kokemuksia ei-toimivista introista. Ilmassa oli pientä ennakkoluuloa ja pelkoa siitä, mitä intran uudistaminen tarkoittaisi. Sininauha Oy:n puolella oli ollut SharePoint-pohjainen hallintasysteemi, jota kukaan ei oikein käyttänyt,” Sari jatkaa.

Selkeyttä ja suoraviivaisuutta

Siirtyminen Office 365 -palveluihin oli jo linjattu, joten intranetin piti olla täysin Office 365 -yhteensopiva. Lisäksi ratkaisun piti vastata dokumentinhallinnan ja sopimusarkistoinnin tarpeisiin. Sininauhasäätiön pöydällä oli valintavaihteessa kolme ratkaisua, joista he päätyivät Valo Intranetiin.

”Selkeys, paketointi, visuaalinen hahmotus ja ylläpito vakuuttivat meidät. Esittelyn pohjalta tiedettiin mitä saadaan lopputuloksena sekä kuinka paljon aikaa ja rahaa projektiin menee. Prosessi oli myös sen oloinen, että se etenee kuin juna”, Sari toteaa.

Sininauhasäätiön uudesta intrasta löytyy nyt tiedot kaikista organisaation toiminnoista ja ajankohtaiset yhteystiedot varustettuna henkilöiden valokuvilla. Sisäinen uutisten tuotanto käy vilkkaasti ja tapahtumakalenteri täyttyy tapahtumista ja koulutuksista.

Valo Intranet - Sininauhasäätiö

Näkymä Sininauhasäätiön uuden intran etusivusta.

”Viestinnän kannalta uudistus on tuonut paljon hyvää. Työmäärä on vähentynyt. Asioita ei tarvitse enää tehdä moneen kertaan. Nyt on yksi yhteinen paikka, missä kaikki tapahtuu,” Sari kertoo.

Valon käyttöönoton rinnalla Sininauhasäätiön hallitukselle toteutettiin myös oma työtila, jotta tärkeitä tiedostoja ei tarvitsisi pyöritellä sähköposteissa.

”Halusimme päästä eroon liitetiedostojen lähettelystä ja tehdä hallituksen dokumenttien löytämisestä mahdollisimman helppoa”, Sari toteaa.

Sisäiset uutiset ja valokuvat visualisoivat työtämme sekä vahvistavat tunnetta siitä, keitä me olemme.  – Sari Saaristo, Sininauhasäätiö

Uusi intranet auttaa myös huomioimaan entistä paremmin liikkuvat työntekijät. Sininauhasäätiöllä moni ihminen tekee vuorotyötä tai liikkuvaa työtä. Kaikilla henkilöstön jäsenillä on nyt puhelin, johon on mahdollista asentaa Valo Intranet -sovellus.

Kun intraan pääsee helposti, milloin vaan ja missä vaan, on helpompi kehittää ja rakentaa yhteistä identiteettiä.

”Valon parhaita ominaisuuksia omasta mielestäni ovat helppokäyttöisyys, visuaalisuus ja houkuttelevuus. Näyttävää ja toimitettua uutismateriaalia on helppo rakentaa. Sisäiset uutiset ja valokuvat visualisoivat työtämme sekä vahvistavat tunnetta siitä, keitä me olemme. Sanoin jo kartoitusvaiheessa, että uuden intran pitää olla viestinnällisesti houkutteleva, tai muuten ei tehdä ollenkaan”, Sari toteaa naurahtaen.

Intran erikoisjoukot

Intran uudistaminen ei ole tekninen projekti. Onnistunut käyttöönotto vaatii koulutusta ja sanansaattajia.

”Meidän organisaatiossa tekninen lähtötaso on hyvin vaihtelevaa ja moni pelkäsi, että nyt mennään johonkin vaikeaan. Mutta, uudistus on saanut paljon positiivista palautetta ja osittain jopa ylistävää palautetta”, Sari toteaa.

Sininauhasäätiö panosti intran lanseeraamiseen ja koulutukseen kunnolla. Erikoisjoukot ja pioneerit levittivät intran ilosanomaa läpi organisaation.

”Perustimme intran erikoisjoukot, johon haimme jäseniä kaikista tiimeistä. Heidän tehtävänä oli levittää uuden intran ilosanomaa. Meillä oli myös pioneeri-ryhmä, joka otti intran käyttöön ennen muita. Kouluttamiseen ja käyttöönottoon on panostettu paljon”, Sari toteaa.

Ei rönsyilyä

Projektiviestinnän työkaluna toimi Microsoft Teams. Tämä toimi samalla sisäänajona Teamsin käyttöönottoon Sininauhasäätiön sisällä.

Selkeän suunnitelman ja keskitetyn viestinnän ansiosta projekti meni maaliin aikataulussa.

”Projekti sujui todella hyvin. Meteoriitin Sari Soinoja piti hyvin ohjakset käsissä. Aikataulussa pysyttiin napakasti eikä lähdetty liikaa rönsyilemään. Meille kerrottiin mitä meiltä vaadittiin, ja tiesimme koko ajan miksi ja mihin olimme menossa. Rehellisesti sanottuna, olin varautunut vaikeampaan ja suuritöisempään projektiin”, Sari toteaa.