ja - 14.2.2019

Office 365 Keep on Track -webinaari, helmikuu 2019

Webinaarivuosi 2019 on potkaistu käyntiin jälleen uudella Office 365 Keep on Track -webinaarilla. Tämän myötä meillä on takana jo 26 webinaaria, josta suuri kiitos kuuluu kaikille osallistujille, koska emmehän me pelkästään itsellemme näitä tekisi. Kiinnostus webinaarisarjaamme kohtaan on vain kasvussa ja osallistujamäärät tasaisessa nousussa.

Tänään tehtiin taas uusi ennätys, kun yli 150 osallistujaa oli langoilla kuuntelemassa. Liekö suuri osanottajamäärä aiheuttanut suorituspaineita, kun alussa tuli jälleen todettua, että ääni kuuluu melko huonosti ”mute” -nappi päällä. Pahoittelumme siitä ja kiitos teille monille, jotka siitä kommentteissa mainitsitte! Ties kuinka kauan oltaisi höpötetty muuten onnellisen tietämättöminä…

Koska osallistujamäärät ovat kasvussa, on mukana tietenkin aina ensikertalaisia. Tänäänkin näimme useamman vanhan tutun ensimmäistä kertaa webinaarissa. Toivottavasti teistä uusista tulee myös vakiokuuntelijoita monen muun rinnalle. Se, että meillä on niin iso joukko niitä jotka kerta toisensa jälkeen osallistuvat webinaareihimme, on mielestämme hieno luottamuksen osoitus, siitä että teemme hyödyllistä ja kiinnostavaa sisältöä. Kiitos siitä!

Seuraava webinaari pidetään 10.4.2019 kello 14-15. Ilmoittautuminen on jo avattu, ja ensimmäiset näköjään jo rekisteröityneet. Varaa itsellesi aika kalenterista jo nyt. Huomaathan, että aika on tällä kertaa poikkeuksellisesti iltapäivällä kello 14-15.

Linkit

Alla kooste webinaarin sisällöstä.

Voit katsoa tallenteen myös suoraan tästä alta. Varsinainen sisältö alkaa kohdasta 2:20, sen jälkeen kun löydettiin mykistä -nappi ja saatiin äänet päälle.

Tässä alla vielä suorat linkit tallenteen eri aihealueisiin.

Kysely: Käytettekö klassista ulkoasua listoissa / kirjastoissa?

Tällä kertaa kyselimme teiltä, käytättekö klassista ulkoasua listoissa ja kirjastoissa, vai oletteko jo siirtyneet tai siirtymässä moderneihin ulkoasuihin. Tässä alla vastausten jakauma.

Vastaukset jakautuivat melko tasaisesti. Vain yksi vastausvaitoehdoista erottui selkeästi muista: vain 2% vastanneista aikoi pysyä mahdollisimman pitkään klassisissa listoissa / kirjastoissa. Näille vastaajille voin todeta, että todennäköisesti klassinen ulkoasu on käytössä vielä pitkään. Muistelen siirtymiä SharePoint Onlinessa 2010 ulkoasusta 2013 ulkoasuun, joka sekin kesti muistaakseni useita vuosia. Pikku hiljaa klassinen ulkoasu tulee kuitenkin häviämään. Se lienee väistämätöntä, mutta vielä tuskin mikään kiire on moderneihin.

Kysymykset ja vastaukset

Tälläkin kertaa saimme erittäin paljon kysymyksiä. Kiitos niistä! Kaikkiin emme suorassa lähetyksessä ehtineet vastata, joten olemme jälleen totuttuun tapaan koostaneet vastaukset tähän alle.

Pitääkö MyAnalytics käydä erikseen aktivoimassa?

MyAnalyticsin pitäisi tulla kaikille käyttäjille joilla on Exchange Online käyttöoikeus, sekä Office 365 Business että Office 365 Enterprise -lisenssikategorioissa. Tämän Microsoftin artikkelin mukaan käyttöönotto on vasta aluillaan, joten ei liene muuta vaihtoehtoa kuin odottaa.

MyAnalytics functionality will roll out in phases, beginning with the Outlook add-in. Beginning February 12, 2019, MyAnalytics licenses will be assigned and activated; however, users will not be able to see any MyAnalytics functionality. The add-in functionality will begin rolling out on March 12, 2019

Toimiiko MS stream myös koneelta, ei vain kännykästä?

Kyllä toimii sekä selaimella että mobiilisovelluksella. Selaimella palveluun pääsee osoitteella https://web.microsoftstream.com/.

Onkohan planneriin tulossa tägäysmahdollisuus kommentointiin?

Tästä ei ole meillä mitään tarkempaa tietoa, mutta koska tägäys ja kollegoihin viittaus on kasvava trendi, ja löytyy jo yhä useammassa Office 365 -palvelussa, niin ei olisi mikään iso yllätys, jos tämä tulisi mahdolliseksi myös Plannerissa.

Onko saatavilla näkymää, jossa omat tai ryhmän Plannerit saisi yhteen kalenteriin?

Mitään varsinaista koontinäkymää ei ole Plannerissa, mutta jokaisen Planner -instanssin saa avattua Outlookiin kalenterina, ja sitä kautta sitten voi tutkia useampaa suunnitelmaa kerralla. Plannerin etusivulla (Planner Hub, https://tasks.office.com/) löytyy myös yhteenvetonäkymiä valituista Planner -suunnitelmista, mutta se on hyvin yksinkertainen.

Onko poistuvista toiminnoista kerrottavaa? Yammer elinkaari?

Todettakoon tähän alkuun, että Yammer ei ole poistumassa Office 365 -maailmasta. Microsoftin tuotteiden elinkaariin voi tutustua Microsoft Lifecycle Policy -sivustolta, josta myös pääsee hakuun, jonka kautta voi hakea nimettyä tuotetta tai palvelua, tai aikaikkunan mukaan. Aika paljon ”perinteisiä”, omille koneille asennettavia tuotteita tuolta listoilta löytyy, mutta löytyy sieltä myös joitakin Office 365:n ja Azuren palveluita, esim. Visio Services in SharePoint Online, jonka mainstream -tuki lopuu tämän vuoden syyskuun lopulla.

Kannattaa myös tutustua Office 365 Roadmap -sivustoon, jossa voi tutustua uusiin palveluihin tai olemassa olevien palveluiden uudistuksiin.

Mikä on Communication Siten ja Team Siten ero käytännössä?

Communication site

  • Sivustokokoelma, jonka etusivulle ei tule näkyviin vasemman reunan navigaatiota
  • Tarkoitettu nimensä mukaisesti tiedottamiseen: usein pienempi joukko käyttäjiä tuottaa tänne sisältöä isomman joukon luettavaksi
  • Täältä löytyy Microsoftin tuen artikkeli ”What is a SharePoint Communication site”.

Team Site

  • Sivustokokoelma, jonka etusivulla on näkyvissä vasemman reunan navigaatio, jossa listattuna ko. sivuston kirjastot, listat jne.
  • Kun uusi Team site luodaan, samalla luodaan aina samanniminen Office 365 Group
  • Tarkoitettu tiimin työskentelyyn (klassisella puolella työtilat vastaava konsepti) ja tiimin sisäisten ”uutisten” julkaisemiseen.
  • Täältä löytyy Microsoftin tuen artikkeli ”What is a SharePoint Team site”.

Toimiiko megamenu myös Hub Siten valikossa?

Olimme ensin sitä mieltä, että Hub -siten valikkoon ei saisi megamenua päälle, mutta tarkkaavainen osallistuja huomautti meille, että kyllä se on mahdollista, kunhan asetukset asettaa oikein, ja niinpä olikin!

Voiko megamenun värejä määrittää itse, esim. oman brändin mukaiseksi?

Sivuston ylätunnisteen värin voi valita sivuston teeman mukaisista väreistä. Sivustolle voi myös ladata omat teemavärit.

Onko joku syy miksei Teamsin kautta avattavalla SharePoint -sivustolla voisi kommunikoida Teamsin ulkopuolisille?

Tärkein asia tässä on huomioida se, että omaan organisaatioon kuuluvat työntekijät tarvitsevat aina jonkin tasoisen Office 365 -tilauksen käyttääkseen Office 365 -palveluita, vähintään Office 365 F1 tai Office 365 Business Essentials tai vastaava. Ilman sitä heillä ei ole oikeutta käyttää Office 365 -palveluita, vaikka heidät teknisesti voisikin kutsua Teamsiin / SharePoint Onlineen käyttäen esim. heidän henkilökohtaista Microsoft -tunnusta. Se katsotaan lisenssipolitiikan rikkomiseksi. Lähtökohta on, että jokainen organisaation työntekijä tarvitsee oman Office 365 -tilauksen.

Oman organisaation ulkopuolisia käyttäjiä voi kutsua sekä Teamsiin että SharePoint Onlineen vieras-käyttäjinä. Mikäli kyseessä on esim. projektityötila tai muu vastaava, ainakin Mika on sitä mieltä, että kaikki osalliset kutsuttaisiin Teamsiin, ja sitten tilanteen mukaan käytettäisiin myös SharePointin julkaisuominaisuuksia tiedottamiseen. Voit kuunnella aikaisemman webinaarimme, jossa kävimme läpi miten SharePoint -sivun voi nostaa Teamsissa välilehdeksi.

Jos Communications -sivustolla Change the Look -valikossa ei header -asetuksia tarjolla, niin tarkoittaako se että organisaation admin ei ole niitä sallinut?

Pitää olla sivustokokoelman omistaja, jotta ominaisuus näkyy. Uudet ominaisuudet ovat rolling out -tilassa Targeted release -asiakkaille, eli voi olla, että ominaisuus ei vielä ole näkyvissä kaikissa ympäristöissä.

Voiko sivun hyväksyntään käytettävää Flow -työnkulkua muokata?

Kyllä voi. Työnkulusta voi tehdä juuri sellaisen joka sopii omaan tarpeeseen parhaiten. Kaikki liittimet, joita on normaalistikin Flow:ssa käytettävissä, ovat käytettävissä myös näissä kirjastoista/listoilta suoraan luotavissa työnkuluissa.

Koskeeko Flow -muistutus kaikkia kirjaston tiedostoja?

Kyllä, työnkulku koskee kaikkia tiedostoja. Toki työnkulussa voi tietenkin tarkemmalla tasolla ottaa kantaa itse tiedostoon hyödyntäen erilaisia metadata-kenttiä, ja niiden pohjalta tehdä päätelmiä työnkulussa. Tämä kysymys esitettiin kun kävimme läpi, miten Flow:n avulla voidaan tehdä omia muistutuksia mistä tahansa päivämääräkentästä.

Kuuluuko Teams Shifts E3 lisenssiin?

Kyllä, Shifts kuuluu kaikkiin Office 365 -tilauksiin jotka sisältävät Teamsin muutamia poikkeuksia lukuunottamatta.

Shifts is available in all Office 365 subscriptions that include Teams, with a couple of exceptions. The exceptions are US Government Cloud Community (GCC) and Teams free. Shifts isn’t available in Office 365 US Government or Teams free offerings.

Shiftsin hallintaan voi tutustua tämän artikkelin avulla tarkemmin. Tuo yllä oleva sitaatti on myös lainattu samasta artikkelista.

Miten Shifts tunnistaa esimiehen ja työntekijän?

Henkilö joka on tiimissä omistajana, katsotaan Shiftsin näkökulmasta olevan esimies, ja muut käyttäjät työntekijöitä.

Miten henkilö joka ei ole AD:ssa käyttää Shiftsiä?

Ei mitenkään. Jokainen työntekijä tarvitsee organisaation käyttäjätunnuksen, ja jonkun Office 365 -tilauksen joka sisältää Teams -käyttöoikeuden, esim. Office 365 F1 tai Office 365 Business Essentials.

Voiko Shiftsiä käyttää toimihenkilöiden lomalistana?

Miksi ei. Hyvä idea, jota kannattaa ainakin kokeilla. Nythän kohta alkaa lomat ”jo painaa päälle”.

Saako Teamsissa eri osia avattua omiin ikkunoihin?

Ei valitettavasti vielä saa. Se on yksi niitä asioita, jotka häiritsevät itseänikin todella paljon. Tämä on aika korkealla myös Teamsin UserVoice -sivustolla. Käy ihmeessä antamassa asialle oma äänesi, niin saadaan se joskus käyttöön. Mika käsitteli aihetta tässä hiljattain myös omalla Youtube -kanavallaan.

Mikä on OneNoten tulevaisuus? Huhut kertovat että jatkossa keskityttäisiin vain selainversioon?

Huhu ei täysin pidä paikkansa. Office ohjelmien mukana jaeltava OneNote -sovellus jäänee unholaan, ja jäljelle jää vain Windows -kaupasta saatava OneNote-sovellus mobiilisovelluksen ja selainsovelluksen rinnalle. Toivomme kovina OneNoten ystävinä kuitenkin, että Microsoft peruisi nämä suunnitelmat, koska vielä on pitkä matka siihen, että Windows -kaupasta saatava versio olisi lähellekään yhtä kattava kuin OneNote 2016.

Käsittelimme tätä lokakuun 2018 webinaarissa, joten tutustu ihmeessä sen antiin.

Seuraava webinaari

Seuraava Office 365 Keep on Track -webinaari pidetään 10.4.2019 kello 14:00 – 15:00. Ilmoittautuminen on avattu, joten ilmoittaudu jo nyt mukaan, niin ei sitten unohdu. Me kyllä sitten muistuttelemme, kun webinaarin aika taas lähestyy.

Palaute

Otamme mielellämme palautetta vastaan, jotta voisimme viedä Keep on Track webinaarisarjaa siihen suuntaan että se palvelee sinun tarpeitasi ja mieltymyksiäsi mahdollisimman hyvin. Käy täyttämässä palautelomakkeemme, ja anna oma äänesi kuulua. Siihen ei montaa hetkeä mene. Kiitos jo etukäteen!

Ensi kertaan!
Sari & Mika

Tietoa kirjoittajista

Mika Berglund

Arkkitehti, teknologiakonsultti

mika.berglund@meteoriitti.com

+358 50 570 6237

Mika on toiminut IT-alalla 90-luvulta lähtien ohjelmistosuunnittelijana, teknologiakonsulttina ja arkktehtina erikoisuusalanaan Microsoftin tuotteet ja palvelut. Viime vuosien aikana hän on keksittynyt auttamaan organisaatioita hyödyntämään Microsoft Azure ja Office 365 -pilvipalveluita.

Kirjoitukset (16)

Sari Soinoja

O365 Artist

sari.soinoja@meteoriitti.com

Kirjoittaja työskentelee Sinisellä Meteoriitilla teknisenä konsulttina ja saa valtavasti energiaa asiakaskohtaamisista ja hienojen puhujien kuuntelemisesta.

Kirjoitukset (12)