- 1.3.2019

Modernit työkalut ja modernit työtavat – mitä muutos oikeasti vaatii?

Jos olet kävellyt rouva tai herra budjetin luokse ja pyytänyt rahaa muutoksen johtamiseen tiedät, että se on usein jotain aivan muuta kuin pala kakkua. Rouva tai herra budjetti antaa todennäköisesti huomattavasti helpommin rahaa, kun kyse on esimerkiksi laitteista, ohjelmistojen lisensseistä tai käyttöönottokoulutuksista. 

Tämä johtunee siitä, että jälkimmäisten asioiden perustelu on usein helpompaa kuin edellisten. Kyse on hyvin konkreettisista toimenpiteistä, joista budjettikin näkee millaista vastinetta rahoille saa. Ja toki ilman laitteita, lisenssejä ja koulutuksia on vaikea ylipäätään tehdä minkäänlaista tietotyötä. Niitä tarvitaan.

Mutta, jälkimmäisessä vaihtoehdossa ei ole tänä päivänä mitään pointtia ilman ensimmäistä eli muutoksen johtamista. Muutoksen johtaminen on abstrakti asia, joka on vaikea myydä. Siitäkin huolimatta, se kannattaa kuitenkin tehdä.

Mitä tavoittelemme?

Yleensä on jokin syy, miksi uusiin työkaluihin ja uuteen teknologiaan panostetaan. Taustalla on tarpeita ja tavoitteita. Tyypillisiä tavoitteita uusien työkalujen, kuten esimerkiksi Office 365 -palveluiden, käyttöönotossa ovat esimerkiksi ajantasainen tiedotus, sosiaaliset työtavat, työtapojen yhtenäistäminen ja ylipäätään työn modernisointi – vähemmän paperia ja vähemmän manuaalisia prosesseja.

Julma totuus on tämä: usein työtavat eivät muutu, kokonaisuus on hukassa ja työntekijät eivät ole motivoituneita.

Mikä siis estää meitä muuttumasta? Ilman johdettua muutosta henkilöstösi ei näe kokonaisuutta eikä hyötyjä. He eivät myöskään näe tulevaisuuteen. Jos käyttäjät eivät ole motivoituneita, heidän on vaikea sitoutua yhteisiin tavoitteisiin.

Muutos tarvitsee budjetin ja aikataulun, mutta muutos alkaa vasta kun siirrytään pois budjeteista ja aikatauluista, ja ajatellaan muutosta yksittäisen ihmisen kautta. Mikä estää Heikkiä tekemästä asiaa x? Entä, miksi Marianne onnistuu asiassa y? Miksi Petteri ei muuta toimintatapojaan?

Yleensä kun puhutaan muutosjohtamisesta ja muutoksen hallinnasta, käytetään termejä end-user adoptionchange management tai onboarding. Termillä ei ole väliä, mutta tällä on: muutosta ei saada aikaan pelkällä käyttökoulutuksella.

Onnistuneen muutoksen johtamisen ytimessä on ihmiskeskeinen, johdettu muutos, johon pitää sitoutua päättäväisesti.

Työkaluja muutoksen johtamiseen

Johtamisessa on kyse ison kuvan hallitsemisesta ja ohjaamisesta, mutta työkalut ovat hyvinkin konkreettisia. Tai, sanotaan näin, ilman konkreettisia työkaluja ja apukeinoja et onnistu.

Tässä muutama kriittinen työkalu, joita tarvitset muutoksen läpivientiin.

Sponsori johtoryhmästä

Yleisin syy muutoksen epäonnistumiseen on sisäisen sponsorin puuttuminen. Eli, tarvitset henkilön johtoryhmästä, joka näyttää esimerkkiä ja ärisee sopivalla tavalla tilanteen vaatiessa sekä kertoo milloin asiat muuttuvat ja miksi. Yksi hyvin konkreettinen toimenpide, vaikka se kuulostaakin kovin naiivilta, on ruutukaappausten ottaminen johdon työpöydästä. Usko pois, tämä toimii.

Business case eli hyötylaskelma

Tämä kiinnostaa ainakin herra ja rouva budjettia. Ota hyötylaskelmaan mukaan lisenssit, ylläpito ja käyttöönottoon menevät työtunnit. Näiden lisäksi ota hyötylaskelmaan mukaan kuinka paljon aikaa säästätte uusien työtapojen omaksumisessa – mitä säästetty aika on minuutteina ja tunteina vuodessa sekä euroina.

Office 365 -pelikirja

Työkaluista harvemmin on pulaa. Suurempi ongelma on päättää mitä työkalua pitäisi käyttää milloinkin. Laatikaa sisäinen pelikirja, jossa käytte selkeästi läpi mikä työkalu sopii mihinkin tilanteeseen – milloin kannattaa perustaa uusi työtila, minkälainen viestintä sopii sähköpostiin, mikä on Yammerin rooli jne.

Visio

Tämä on hieman abstraktimpi asia, mutta sitä kannattaa harjoitella. Miettikää käytännön esimerkkejä tulevaisuuteen. Millaista uusi arki on? Miten aamu alkaa toimistolla kymmenen vuoden päästä? Miten kokoukset etenevät? Miettikää myös suurempaa kuvaa ja isoja tavoitteita. Yksi tavoite voisi olla, että henkilöstö tuntee toisensa paremmin ja näin olemme yhtenäisempi organisaationa.

Työtapojen sitominen prosesseihin

Jos työtavat modernisoidaan, mutta prosessit eivät muutu, niin lopputulos on plus-miinus-nolla. Esimerkkinä vaikka kululaskujen hoitaminen. Olisiko mahdollista päästä eroon ikuisesta kuittirumbasta ja hoitaa kululaskuihin liittyvät kuitit esimerkiksi hyödyntämällä kombolla PowerAppsFlow ja Teams?

Microsoft Teams

Microsoft Teams ei pelkästään viestinnällinen työkalu. Siihen voi ihan hyvin kytkeä myös organisaation prosesseja – mitä jos kululaskut hoituisi esimerkiksi Teamsin ja PowerAppsin yhteispelillä?

Mittaaminen

Muutosprojektissa ei ole mitään mieltä, jos tuloksia ei mitata säännöllisesti. Ilman mittaamista myös hyötylaskelman todentaminen on mahdotonta. Office 365 -palveluiden käyttöä esimerkiksi pääsee seuraamaan koko organisaation tasolla. Jokainen työntekijä voi myös seurata omaa työkalujen käyttöä MyAnalyticsin avulla. Onko esimerkiksi Teamsin käyttöönotto organisaatiossa vähentänyt sisäisen sähköpostin määrää?

Office 365 -lanseerauksen vuosikello

Suunnitelmallisuus on paras kaverisi tässä projektissa. Kaikkea ei kannata ottaa kerralla käyttöön, vaan mieluummin työkalu kerrallaan ja pienimuotoisten pilottien muodossa.

Kuka tai mikä muuttuu?

Kun taloon otetaan uutta teknologiaa ja uusia työkaluja, kyse on aina muutosprojektista. Vaikka sitä ei sillä nimellä kutsuttaisikaan. Edelleen suurin virhe tällaisen projektin käynnistämisessä on näkökulma. Muutosta ajatellaan ja käsitellään organisaation kautta.

Ongelma on tässä: organisaatio ei muutu, ihmiset muuttuvat.

Oli kyseessä kuinka iso organisaatio tahansa, muutoksen pitää perustua ihmiseen ja yksilöllisten tarpeiden huomioimiseen. Tiedän, se vaatii aikaa ja resursseja, mutta oikotietä onneen ei ole.

Aiheesta lisää

Office 365 Keep on Track -webinaari, helmikuu 2019 Webinaarivuosi 2019 on potkaistu käyntiin jälleen uudella Office 365 Keep on Track -webinaarilla. Tämän myötä meillä on takana jo 26 webinaaria, josta...
Case Sininauhasäätiö – viestinnällinen intranet ja yhteiset toimintatavat Sininauhasäätiö-konserni tarjoaa palveluiden ulkopuolelle joutuneelle kodin ja tuen sekä puolustaa hänen oikeuksiaan ja ihmisarvoaan. Konserniin kuulu...
Account Manager Me olemme asiakaskokemuksen ja työpäiväkokemuksen kehittämiseen erikoistuneita asiantuntijoita ja nörttejä. Meidät on valittu Microsoftin vuoden kumpp...
Tiedote: Sininen Meteoriitti Oy siirtyy kokonaan suomalaiseen omistukseen Ohjelmistotalo Sininen Meteoriitti siirtyi täysin suomalaiseen omistukseen vuoden 2019 alussa, kun nykyomistajat, johto ja Gerako Oy:n kokoama kotimai...
Office 365 Keep on Track -webinaari, joulukuu 2018 Vuoden 2018 viimeinen Keep on Track -webinaari on pidetty, ja on aika alkaa valmistella joulun viettoa ja uuden vuoden vastaanottoa. Tänä vuonna onkin...
Tutkimus: Suomalaisten IT-ahdistus on liioiteltua Sinisen Meteoriitin tilaaman tutkimuksen mukaan yli 80 % työssäkäyvistä suomalaisista suhtautuu positiivisesti uusiin digitaalisiin työvälineisiin. Va...

Tietoa kirjoittajasta

Kommentoi