ja - 11.4.2019

Office 365 Keep on Track -webinaari, huhtikuu 2019

Keep on Track -webinaari numero 27 on taas takanapäin, ja paljon hyödyllistä tietoa on jälleen Office 365:een liittyen käyty läpi. Tähän artikkeliin olemme totuttuun tapaan koostaneet koko webinaarin annin sinulle helposti luettavaksi paketiksi. Tällä kertaa emme päässeet aivan samoihin yleisölukemiin kuin viime kerralla, mutta ei se uusi ennätys kaukana kuitenkaan ollut. Kiitos teille kaikille osallistujille osallistumisesta, hyvistä kysymyksistä ja auttavista kommenteista! On ilo olla tekemässä näin suosittua webinaarisarjaa!

Seuraava webinaari pidetään 12.6.2019 kello 14:00-15:00. Rekisteröinti tähän webinaariin on jo avattu, joten käy saman tien pistämässä itsesi listoille, niin ei pääse unohtumaan. Rekisteröintiin pääset tästä linkistä.

Linkit

Alla kooste webinaarin sisällöstä.

Webinaaritallenteen videon voit katsoa Youtube-kanavaltamme suoraan tästä alta.

Alla olevista linkeistä pääset navigoimaan suoraan webinaarin eri aiheisiin.

Kysely: Sopivin ajankohta Keep on Track -webinaareille

Tällä kertaa kyselymme ei tarkastellut Office 365 -palveluiden käyttöä, vaan webinaarin ajankohtaa. Ensimmäistä kertaa koko webinaarisarjan historiassa webinaarin alku siirrettiin iltapäivään alkamaan kello 14, aamuyhdeksän sijaan. Halusimme kysyä mikä ajankohta on teille mieluisin. Tässä alla yhteenveto vastauksista.

Lähes 70% vastaajista oli sitä mieltä, että ajankohdalla ei ole väliä. Mielenkiintoista myös nähdä, että vähiten kannatusta sai aamupäivän ajankohta. Voiko tästä siis vetää johtopäätöksen, että olemme pitäneet 26 webinaaria väärään aikaan? Tästä rohkaistuneena olemme päättäneet pitää ainakin seuraavat pari webinaaria iltapäivisin. Tervetuloa mukaan!

Kysymykset ja vastaukset

Kuten on jo tullut tavaksi, olemme tähän alle koostanneet myös kaikki webinaarin aikana esille tulleet kysymykset, sekä ne joihin vastasimme webinaarin aikana, että ne joihin emme ehtineet vastaamaan, ja näihin kysymyksiin vastauksemme.

Mihin lisenssipakettiin Forms Pro kuuluu?

Forms Pro on vielä preview-tilassa, eikä lisensointitietoja vielä näytä olevan saatavilla, joten tässä vaiheessa olemme siinä oletuksessa, että Forms Pro kuuluu Formsin tavoin käytännössä kaikkiin Office 365 -tilauksiin. Pieni varaus tuohon kuitenkin on syytä lisätä, koska Forms Pro:n dokumentaation mukaan se hyödyntää sekä Dynamics 365 että PowerBI -toiminnallisuuksia, joten on toki aina mahdollista, että Forms Pro tulee kuulumaan vain näihin tuotteisiin oikeuttaviin tilauksiin. Lisäksi dokumentaatiossa sanotaan että ”Microsoft Forms Pro is an enterprise survey capability”, joten ei olisi kovinkaan kaukaa haettua, että Forms Pro kuuluisi vain Office 365 enterprise -tilauksiin, eli Office 365 E1, Office 365 E3 ja Office 365 E5.

Seuraamme kuitenkin tilannetta, ja otamme asian käsittelyyn tulevissa webinaareissa, kun on lisää kerrottavaa. Varaa siis jo nyt paikkasi seuraavaan webinaariin, niin et missaa mitään.

Missä Forms Pro:n data sijaitsee?

Oletamme että Forms Pro:n data sijaitsee samassa paikassa Formsin kanssa. Europpalaisille organisaatioille data sijaitsee Euroopassa. Muille organisaatioille data sijaitsee yhdysvalloissa.

Tähän ja muihin Formsiin liittyviin kysymyksiin voi tutustua tämän artikkelin kautta.

Onko Microsoft To-Do:sta lisätietoa?

Onhan toki To-Do:sta lisää infoa. Ihan ensimmäiseksi kannattaa varmaan tutustua To-Do:n sivustoon. Sieltä pääset kirjautumaan To-Do:n selainsovellukseen, tai lataamaan sovelluksen Windows-koneellesi Microsoft-kaupasta. Youtubessa löytyy myös laaja tarjonta videoita joissa Microsoft To-Do:sta kerrotaan eri mittaisissa videoissa. Niihinkin kannattaa tutustua.

Sijaitseeko Yammerin data edelleen ainoastaan Pohjois-Amerikassa?

Tämän sovelluksen mukaan Yammerin data sijaitsee edelleen Pohjois-Amerikassa, myös eurooppalaisille yrityksille.

Voiko siis lisätä minkä tahansa Yammer-ryhmän Teamsiin ID-numerolla?

Minkä tahansa Yammer-ryhmän voi lisätä välilehdelle Teamsissa. Käyttöliittymä jolla ryhmä lisätään tarjoaa hakumahdollisuuden, joten ryhmän täydellistä nimeä ei tarvitse muistaa. Ryhmän ID:llä ei voi lisätä ryhmää.

Onkohan Yammerin välilehteen lisäämismahdollisuus mahdollisesti valumassa viiveellä vai jo kaikkien saatavilla?

Tämä ominaisuus on ”rolling out” -tilassa, joten voi olla vielä organisaatioita joihin tämä ei ole vielä ”valunut”, mutta pitäisi olla kaikissa organisaatioissa käytössä lähiaikoina.

Onko Whiteboard kolmannen osapuolen sovellus? Pitääkö sinne luoda tunnukset erikseen?

Whiteboard on Microsoftin sovellus johon voi kirjautua joko Microsoft-tunnuksella tai Office 365 -tunnuksella. Sovelluksen voi ladata Microsoftin kaupasta.

Onko tiimien kalentereista mitään aikataulua?

Teamsiin ja kalentereihin liittyen saimme useamman kysmyksen, joten kootaan vastaukset tähän saman otsikon alle.

Esittelimme webinaarissa Teams-sovellukseen tulevaa parannettua kalenteria, joka alkaa  jo pikkuhiljaa muistuttaa Outlookin kalenteria. Office 365 tiekartan mukaan tämä ominaisuus on työn alla ja julkaistaan nyt huhtikuussa, joten pitäisi olla aivan kohta käytettävissä.

Toinen kalentereihin ja Teamsiin liittyvä asia, josta on itse asiassa ollut paljonkin puhetta, on tuoda Teamsiin näkyviin taustalla olevan Office 365 -ryhmän ryhmäkalenteri. Jos katsotaan Teamsin UserVoice-sivustolta, jossa ehdotus on saanut toiseksi eniten ääniä, joten tiedämme, että ominaisuus on erittäin kysytty. Toisaalta, vaikka ehdotus on statuksella ”working on it”, Microsoftilta ei ole kohta 4 kuukauteen tullut asiaan mitään päivitystä. Viimeisimmän, joulukuun puolessa välissä julkaistun päivityksen mukaan, Microsoft pyrkii julkaisemaan uudistuksen kevään aikana. Jäämme odottamaan kevättä ja uudistusta. Sillä aikaa voit käydä lisäämässä oman äänesi tälle ehdotukselle.

Miten tehtävien kommentointi toimii Plannerin ja To-Do:n integraatiossa?

Microsoftin dokumentaation mukaan, Plannerin tehtävistä, jotka on osoitettu käyttäjälle, voi To-Do:ssa

  • vaihtaa tehtävän nimeä
  • lisätä, vaihtaa tai merkitä valmiiksi alitehtäviä
  • vaihtaa tehtävän määräpäivää
  • lisätä tai muuttaa kuvausta
  • lisätä tehtävän My Day -osioon To-Dossa.

Jos haluaa muuttaa mitä tahansa muuta tehtävässä, voi tehtävän avata suoraan Plannerissa (valinta määräpäivän alla). Näin ollen myös tehtävien kommentointi tulisi tehdä Plannerissa. Arvelemme, että kommentit eivät tule näkyviin To-Do:n tehtäväkortille lainkaan, mutta tämän näemme vasta kun ominaisuus on ilmestynyt tuotantoon.

Onko Teamsiin tulossa muutos jonka myötä esim. chatin voisi avata erilliseen ikkunaan?

Tämäkin kuuluu niihin eniten ääniä saaneiden ehdotusten joukkoon Microsoftin Uservoicessa. Ehdotus löytyy laskujemme mukaan sijalta 10 yli 5000 äänellä. Paljon on ehdotus kerännyt myös kommentteja, mutta tuorein Microsoftin päivitys tähänkin on joulukuun puolesta välistä, eikä siinäkään vielä kerrota suunnitelmia aikatauluista. Office 365 tiekartaltakaan ei aiheeseen mitään löydy, joten valitettavasti joudumme edelleenkin vain odottelemaan.

Aihe selvästikin kiinnostaa monia. Saimme myös edellisessä webinaarissa kysymyksen samasta aiheesta, ja Mika on tuonut esille saman aiheen myös omalla Youtube-kanavallaan. Joten, jos et jo ole antanut omaa ääntäsi tälle ehdotukselle, niin käy ihmeessa Teamsin UserVoice-sivustolla antamassa äänesi hyvän asian puolesta.

Voiko Teamsin jäseniä ylläpitää AD-ryhmien perusteella?

Kyllä voi, eikä pelkästään Azure AD -ryhmän perusteella, vaan dynaamisesti minkä tahansa kentän tiedon perusteella. Samaa asiaa kävimme läpi joulukuun webinaarissa. Voit myös katsoa kyseisen aiheen suoraan webinaaritallenteesta. Huomioitavaa on kuitenkin, että toiminnallisuus vaatii Azure AD Premium P1 -tilauksen jokaiselle dynaamisesti lisättävälle käyttäjälle.

Lokakuun 2018 webinaarissa käsittelimme myös toista vaihtoehtoa, joka toimii ajastetun PowerShell-skriptin avulla. Kyseinen ratkaisu menee niin sanottuun ”purkkaratkaisu”-kategoriaan, mutta jos aihe on tärkeä, voi tähänkin asiaan tutustua tarkemmin suoraan webinaaritallenteesta. Esityskalvoilla mainittu linkki vie tähän artikkeliin, jossa ratkaisu avataan seikkaperäisesti.

Voiko Teams-kanavan upottaa SharePointiin, kuten Yammer-kanavan?

Tällä hetkellä ei ole mahdollista. Tästäkin on Teamsin UserVoice-sivustolle tehty ehdotus, mutta se on saanut vain 175 ääntä, ei yhtään kommenttia Microsoftilta, eikä sitä ole luokiteltu, joten ei välttämättä kannata tätä kovinkaan toiveikkaasti odotella.

Voiko Teamsia käyttää useassa organisaatiossa yhtä aikaa, kuten esim. Slack?

Useamman Teams-ikkunan avaaminen ei toistaiseksi ole mahdollista, joten pitää kirjautua aina yhteen organisaatioon kerrallaan. Yksi vaihtoehto tässä vaiheessa on, että luo esim. Chromeen useita käyttäjätilejä, ja käyttää sitten Teamsin selainversiota useammassa eri selainikkunassa, jolloin kirjautuminen ei mene sekaisin. Tätä keinoa itsekin käytämme useamman asiakkaan kanssa. Toki se on vain vaihtoehtoinen tapa eikä varsinainen ratkaisu ongelmaan, ja ajaa asiansa vain niin kauan kuin Teamsista ei tarvitse käyttää ominaisuuksia, jotka eivät ole selainkäyttöliittymässä saatavilla.

Tätäkin ominaisuutta on kovasti toivottu Teamsin UserVoice-sivustolla reippaasti yli 8000 äänellä ja se on tilassa ”working on it”, mutta mitään aikatauluarvioita ei ole Microsoftin toimesta julkaistu. Tämänkin asian suhteen suosittelemme antamaan äänesi, mikäli katsot ominaisuuden tärkeäksi.

Seuraava webinaari

Seuraava Office 365 Keep on Track -webinaari pidetään 12.6.2019 kello 14:00-15:00. Ilmoittautuminen on nyt avattu, joten voit käydä jo ilmoittautumassa mukaan, ettei vahingossa unohdu. Me muistuttelemme sinua sitten lähempänä H-hetkeä tulevasta webinaarista.

Palaute

Kuulemme mielellämme mielipiteitäsi webinaarisarjaamme liittyen, jotta voimme kehittää tulevia jaksoja vielä kiinnostavammaksi. Palautelomakkeen täyttäminen ei kovin kauaa kestä, mutta antaa meille todella arvokasta tietoa. Siksi otamme jokaisen palautteen kiitollisina vastaan. Kiitos siis jo etukäteen palautteestasi!

Ensi kertaan!
Sari & Mika

Tietoa kirjoittajista

Mika Berglund

Arkkitehti, teknologiakonsultti

mika.berglund@meteoriitti.com

+358 50 570 6237

Kirjoitukset (15)

Sari Soinoja

O365 Artist

sari.soinoja@meteoriitti.com

Kirjoittaja työskentelee Sinisellä Meteoriitilla teknisenä konsulttina ja saa valtavasti energiaa asiakaskohtaamisista ja hienojen puhujien kuuntelemisesta.

Kirjoitukset (11)