Tiedonkulku ja sisäinen viestintä ovat edelleen suurimpia ja tyypillisimpiä tiimityön haasteita tänä päivänä. Moderni, ajasta ja paikasta riippumaton (tiimi)työ on haasteellista perinteisiä viestintäkanavia käyttäen. Tieto ei kulje, kaikki asianosaiset eivät ole luupissa mukana ja aikaa tuhlaantuu ajantasaisen tiedon etsimiseen.

Mistä nämä haasteet johtuvat? Miksi nämä asiat ovat edelleen vaikeita, vaikka työkaluista ei ole pulaa?

Tiedon ja viestinnän määrä on kasvanut räjähdysmäisesti tietokoneiden ja internetin myötä. Vanhat tavat viestiä, kuten puhelu, f2f-kommunikointi, palaverit tai edes sähköposti eivät taivu luontaisesti tähän informaatiovyöryyn. Tästä aiheutuu viestin katkeamista, tiedon katoamista, ajan hukkaamista, turhaantumista ja informaation kopioitumista, joka tekee tilanteesta entistäkin tukalampaa!

Syy lienee siinä, ettei organisaation työtapojen uudistamiseen vastaamaan työn tarpeita ole mitään hopealuotia. Muuten se olisi jo kaikkialla käytössä, uutena standardina!

Tehottoman tiimityön oireet

Ongelman voi tunnistaa seuraavalla ajatusleikillä: toimiiko tiimimme kommunikointi nyt yhtä hyvin, kuin jos olisimme koko ajan fyysisesti samassa tilassa, jatkuvassa vuorovaikutuksessa keskenämme? Jos ei, niin mikä siellä mättää, mikä kestää ja mikä jää puuttumaan?

Tiimityön ongelmat ilmenevät usein juuri niin, että tiimin jäsenet eivät ole kartalla siitä, mitä tapahtuu, mitä kukin tekee ja mikä on oma rooli senhetkisessä työssä. Nämä ongelmat manifestoituvat kysymyksinä tiimin jäsenille kuten:

  • Mitä teet?
  • Mitä mun pitäis tehdä?
  • Teitkö sen jo?
  • Kenen piti hoitaa tämä?

Kuulostaako tutulta?

Jokainen tiimi toimii optimaalisesti omalla tavallaan. Ei ole yhtä hopealuotia, jolla ratkaistaan kaikki tiimityön ongelmat. Mutta se helpottaa, jos organisaatio pystyy tarjoamaan yhtenäiset tiimityön työkalut ja käytänteet, jotka toimivat pohjana jokaisen tiimin omalle ratkaisulle.

Tiimityön ongelmat ilmenevät usein juuri niin, että tiimin jäsenet eivät ole kartalla siitä, mitä tapahtuu, mitä kukin tekee ja mikä on oma rooli senhetkisessä työssä.

Ei kannata keksiä kaikkea itse, etenkin jos tiimin jäsenet ovat jäseninä myös TOISISSA saman organisaation tiimeissä. Näiden ei kannata poiketa toisistaan kuin yö ja päivä.

Ensi töikseen pitänee jokaisen todeta, että työelämä on jatkuvaa uuden oppimista ja omaksumista osaksi omia työskentelytapoja. Kannattaa ottaa selvää, millaisia tapoja tukea yksilön ja tiimien työtä oma organisaatio tarjoaa – se on huomattavasti tasaisempi polku kuin ottaa kaikesta itse selvää.

Kouluttautuminen ja tuen pyytäminen näiden työkalujen sekä työtapojen oppimiseen ei ole tabu! Sitä varmasti saa, kun osaa pyytää.

Käytännön kikat tiimityön tehostamiseen

Oikeastaan mitä tahansa Office 365 -työkalua voi hyödyntää arjen pienissä ja isoissakin askareissa. Tärkeintä on toki ymmärtää, mitä milläkin välineellä on mahdollista tehdä. Jopa niinkin tutusta ohjelmasta kuin Outlook löytyy useita toimintoja, jotka ovat monille meistä täysin tuntemattomia.

OneDrivea taas voi hyödyntää monella muullakin tavalla kuin ”verkkolevynä”. Isoimman hyödyn voi saada yhdistelemällä eri työkaluja, kuten Esimerkiksi Outlook + OneNote -kombo joka on lyömätön kokouskäytänteiden tehostamiskikka.

Sen sijaan että lähetämme ennen kokousta ja kokouksen jälkeen ison nivaskan sähköposteja (agenda, osallistujat, muistiot, päätökset, follow-up yms.) niin voimme käyttää jaettua OneNotea (Outlookin ”Meeting notes” -toiminto), jonne kirjataan alusta loppuun kaikki kokoukseen liittyvä sisältö. Ja jokainen pääsee näihin muistiinpanoihin käsiksi yhdellä klikkauksella vaikkapa kalenterimerkinnän kautta.

Kikka numero kaksi koskee tiedostojen jakoa. Kun tulee akuutti tarve jakaa tiedosto – kuten vaikkapa alustava budjettilaskelma – muutaman kollegan kanssa, ei tarvitse perustaa omaa SharePoint-työtilaa tai Teams-tiimiä vaan dokumentin voi jakaa suoraan oman OneDriven kautta – lähettämättä yhtään liitetiedostoa. Vasta kun homma ”vakavoituu” niin sille kannattaa perustaa yhteinen, jaettu työtila vaikkapa Teamsiin.

Mitä hyötyä?

Viestikapulan sujuva vaihto näkyy arjessa työn sujuvuuden ja tiedonkulun parantumisena. Pienet käytännön jutut, kuten sisäisen sähköpostin väheneminen, vaikuttavat positiivisesti työn laatuun ja vapauttavat vaikkapa sen ylikuormitetun sähköpostin Saapuneet-laatikon sille ominaisempaan käyttötarkoitukseen, eli kahdenkeskiseen, luottamukselliseen viestintään tai vaikkapa sidosryhmien kanssa viestimiseen.

Jos tiimityö takkuaa, asialle kannattaa tehdä jotain. Ensimmäiseksi ei todellakaan kannata harkita työkalupakin laajentamista vaan alkuun kannattaa miettiä, miten saamme enemmän irti jo olemassa olevista työkaluista.


Lisää tehoa tiimityöhön? Lataa oppaamme, jossa käymme läpi viisi toimivan tiimin tunnetilaa. Haluaisimme esitellä sinulle Tahdon, Turvan, Tarmon, Tempon ja Innon.

Lataa opas

Tiimi, tunne, teknologia

Tietoa kirjoittajasta

Jussi Sivonen

Vanhempi konsultti

jussi.sivonen@meteoriitti.com

+358406790880

Jussi rakentaa parempia sisäisen viestinnän ratkaisuja ja kehittää digityötapoja yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoitukset (8)