14.8.2019

Investointien hyväksymisprosessiin sujuvuutta Azuren ja Power BI:n avulla – Case Valmet

Valmetin investointien hyväksymisprosessia tukemaan kehitettiin Investment Proposal Tool -työkalu, joka tuottaa vaadittavan dokumentaation ja raportoinnin. Edellisen Lotus Notes työkalun tilalle rakennettiin uusi työkalu, joka hyödyntää Azuren moderneja pilvipalveluita.

Projektin alkuvaiheessa Valmetin tärkeimmät toiveet työkalulle olivat moderni käyttökokemus, helppo pääsy työkaluun sekä reaaliaikainen raportointi. Ratkaisun tuli olla myös joustava ja toimittajariippumaton.

– Pitkän yhteistyön ansiosta Sininen Meteoriitti tunsi Valmetin tekniset valmiudet entuudestaan hyvin, joten tehtävä oli helppo antaa heille. Emme olleet etukäteen sitoutuneet mihinkään tiettyyn työkaluun vaan kuvailimme tarpeen ja Sininen Meteoriitti teki ehdotuksen ratkaisusta, kertoo Valmetin IT Service Manager Meri Närhi.

Selkeyttä dokumentointiin, joustavuutta ylläpitoon

Investment Proposal Tool eli IPT toteutettiin Azureen ja Microsoft Office 365 -ympäristöön. Reaaliaikainen raportointi rakennettiin Power BI:n avulla. Työkaluun ja raportointiin pääsee kertakirjautumisen ansiosta suoraan Valmetin intranetistä.

Työkalun siirtäminen pilveen oli iso tekninen muutos. Nyt Valmet pääsee itse päivittäisessä tekemisessä vaikuttamaan enemmän työkalun toimintoihin ja asetuksiin.

– Tämä on merkittävä muutos vanhaan työkaluun.   Esimerkiksi kun tulee henkilöstömuutoksia, niin voimme itse päivittää hyväksymisketjua suoraan lennosta, kertoo Valmetin Business Controller Kati Vartiainen.

Toteutuksen tekniikasta:

  • Sovelluskehyksenä käytetään ASP.NET Corea
  • Tietomallin toteutus hyödyntää Entity Framework Corea
  • Käyttöliittymäkerros on toteutettu Office UI Fabricilla ja Reactilla
  • Azuren palveluista hyödynnetään Blob Storagea, joka vastaa liitteiden hallinnasta, sekä Runbookia, joka puolestaan hoitaa muun muassa ilmoitukset käyttäjille hyväksynnöistä
  • Power BI on lisätty raportointikerroksena investointisalkun seurantaan

Työkalulla voidaan luoda ja hyväksyttää investointiehdotuksia. Kun ehdotus on luotu, sille valitaan hyväksyjä tai useita hyväksyjiä. Investoinnin koosta riippuen hyväksymisketjussa on joko kolme tai viisi tasoa.

Älykäs lomake helpottaa investointiehdotuksen tallentamista.

– Hyväksymisprosessin dokumentointi olisi liian haastavaa yhden ihmisen ylläpidettäväksi ja osa logiikasta onkin nyt rakennettu suoraan työkaluun, Meri toteaa.

Työkalu hakee ja täydentää tietoa automaattisesti, kun lomaketta täytetään. Henkilöt, joita investointiehdotus koskee, haetaan AD-tunnuksen perusteella. Lomakkeen taustalta löytyy älyä, jotta käyttäjien ei tarvitse tehdä turhia valintoja.

Työkalun käyttö on helppo ymmärtää ja lomaketta täytettäessä ei tule niin helposti virhevalintoja.

– Työkalu on rakennettu fiksusti niin, että se tietää kuinka paljon budjettia kullakin investointiraamilla on käytössä. Jos rahaa ei ole jäljellä ko. vuodelle, niin työkalu osaa ottaa sen huomioon, Kati kertoo.

Työkalun käyttäjät ovat kehuneet erityisesti sen selkeyttä ja helppokäyttöisyyttä.

– Työkalun käyttö on helppo ymmärtää ja lomaketta täytettäessä ei tule niin helposti virhevalintoja, Meri toteaa.

Power BI ja reaaliaikainen raportointi

Valmetille yksi toteutuksen tärkeimpiä ominaisuuksia on Power BI:n avulla rakennettu reaaliaikainen raportointi, jota pääsee myös tarkastelemaan mobiililaitteilla.

Raportointi rakennettiin Power BI:n päälle. Kuvassa näkyvät luvut ovat täysin kuvitteellisia.

– Edistynyt raportointi on ehdottomasti ratkaisun suurin lisäarvo. Aiemmassa järjestelmässä otimme ulos Excel-taulukon, ja raportointi rakennettiin manuaalisesti. Nyt kaikki tieto tulee raportointinäkymiin automaattisesti ja reaaliaikaisesti, Kati sanoo.

Raportointiin tuotiin myös vanhasta järjestelmästä koko historiadata eli myös näitä tietoja pääsee tarkastelemaan Power BI:n puolella.

Seuraavassa vaiheessa työkalu yhdistetään Valmetin uuteen ERP-järjestelmään, josta saadaan vielä reaaliaikaista kustannusdataa raportointiin.